「メディアが来なくて顔面蒼白!」にならないイベント集客術

みなさま、こんにちは。
河津桜に梅の花、日差しもずいぶん柔らかくなり、春の気配もすぐそこですね。

期末ということもあってか、ここのところイベント関係の広報業務をご依頼いただくことが続いていました。
イベントごとは、企画した瞬間はワクワクドキドキですが、いざ開催日が近くなると、「メディアの申込みがまだないけど大丈夫かな!?」と焦るものです。
私もここのところ、そんな不安ばかりでした。

そこで今回は、メディア集客のヒントをお伝えします。

STEP1
メディア集客をする場合、一般的に3週間前には最初のアナウンスをしましょう。
メディア向けの案内状を作成し、メールやFAX、関係省庁の記者クラブなどに投げ込みを行います。

案内状の最後には「FAX返信用紙」を付けておくと、記者が関心を持った時に手間をかけずにお申込していただくことができます。
FAXでお申込用紙が届いたら、すぐにメールや電話でお申込の御礼を伝え、定期的にリマインドメールを打ちます。

これによって、「申し込みはあったのに当日来なかった!」というリスクを多少は解消できます。

STEP2
案内状を打ってしまうと、あとはなかなか手持無沙汰です。
メディアリストをはじから電話をしても、忙しいメディア関係者は連絡がつかなかったり、「行けたら行きます」というお返事しか頂けないこともしばしば…。

しかし、めげずに電話をかけます。

STEP3
案内状も送って電話も一通りして、それでもメディアの申込みが少ない! 
そういう時は、新しい「ネタ」を作りましょう。

今回私は、ある地方創生関係のフォーラムの広報事務局を担当しましたが、単に「地域創生です!」と言っても、対象になるメディアは限られています。

そこで、地域課題の中でもホットな話題に特化したニュースレターを3種類作成し、週に1回リリースしました。

例えば「インバウンド」「空き家問題」「海外の地域課題事例」など。
ニュースレターにも、必ずイベント情報とFAXの申込みシートを付けます。
一言で「地域創生」と言ってしまっては対象となるメディアが限られてしまいますが、このようにかみ砕いてテーマを伝えることで、関心を持つメディアが増えます。

実際に、毎週のニュースレターからコンスタントに申し込みがありました。

STEP4
STEP3と通じますが、もし余力がありましたら、媒体やコーナーの傾向ごとにカスタマイズした企画書を作って案内をしましょう。
すべてのメディア・コーナーごとに作る必要はありません。
メディアリストの中でも特に来てほしいメディアを3つくらいのカテゴリーに分けます。
たとえば「経済系」「女性向け」または「トップインタビューコーナー」など。
イベントの案内だけではなかなかメディアの関心を引くことは難しいですが、「貴媒体向けの企画を考えました。
このイベントに参加すると、こういう企画が立てられるような情報を入手できます」と言ってご案内します。
個別取材の時間などもセッティングしましょう。

イベント前はバタバタしてしまい、なかなか丁寧なメディアフォローが出来ないときもあります。
しかし、集客は「いかに手間をかけたか」に直結します。

まずはイベント内容を良く分析して、様々な切り口を見出し案内し続けましょう。

■PRマガジンを運営しているコミュニケーションデザイン社への資料請求