【元新聞記者が教える】情報提供するとき一番アプローチしやすい時間とは

こんにちは。
新年度がスタートし、企業の新たな取り組みやチーム発足などの動きに合わせたニュースが多い時期ですね。ふだんみなさんが新聞社に、電話やFAXで情報提供のアプローチするのはどのような時間帯ですか?記者やデスクに「今は忙しい」と言われることがあると思いますが、大まかな傾向として本当に忙しい時間と比較的余裕がある時間があります。

今回は、実はあまり知られていない新聞社の動きと、プレスリリースを見てもらいやすいタイミングをこっそり教えたいと思います。

新聞社に情報提供するとき一番アプローチしやすい時間とは

朝は出勤しない?!

通常のビジネスパーソンはオフィスへの出勤時間が決まっており、朝はまずオフィスで出勤時間を記録したり朝礼を行ったりすることが多いと思います。しかし新聞記者の場合は、毎朝必ず本社や支局に出向く人はむしろ少ないと言っていいでしょう。

担当にもよりますが、例えば事件記者は警察署に顔を出すことから業務が始まり、外からデスク(原稿に責任を持つ上司や先輩)に取材した内容のメモを送る、といったように会社に行かずに1日が終わることはよくあります。広報業務を行う皆さんと関わりが多い経済部や生活部、社会部の記者も、所属する記者クラブ(省庁や市役所など)や取材先、会見先に直接向かうことが多く、その日の取材が終わって夕方から会社で原稿を書く人もいれば、出先から原稿を送りそのまま帰る人もいます。以前勤めていた新聞社では、午前中は編集局にほとんど人がおらず、一番記者が会社にいる時間帯は17時ごろから21時ごろでした。

急遽、記者会見や新店舗開業のお知らせをする場合は、当日朝にリリースを送っても担当者やほかの記者の目に触れることなく終わってしまうことがあります。ですので、前日の夜に送った方が、読んでもらえる可能性が高くなります。

紙面の締め切り前は要注意

では一番新聞社が忙しい時間帯はいつでしょうか。それは朝刊と夕刊の降版(完成した紙面のデータを印刷所に送る)間際です。全国紙や地方紙の紙面には、本社や印刷拠点から離れた地域向けに作る「早版」と、近い地域向けに作る「遅版」があり、2~4、5回ほど降版時間をずらして完成させます。夕刊だと昼の12時半ごろと13時半~14時ごろを降版時間とする会社が多いようですが、前職の地方紙の場合朝刊は23時台の早版降版後、新しい情報が入ると2回の締め切りに合わせて紙面を作り替え、最後は深夜25時半ごろに最終の版を降ろしていました。

大きなニュースが起きた場合は特別に26時過ぎになることもあります。ふだん朝刊の降版間際に記者に連絡を取ることはほとんどありませんが、昼ごろに電話をかけるのであれば13時半を過ぎてからアプローチした方が対応してもらいやすいです。記者が全員締め切り直前まで原稿のやり取りをしているわけではないですが、電話をかけても話をゆっくり聞いてもらえる確率は低いので気を付けた方がいいでしょう。

知り合いの全国紙や通信社、NHKの記者に聞くと、一番リリースを読む余裕がある時間はやはり夕刊後の13時半過ぎだと言います。

私は新聞社で編集作業をしていたとき、13時10分を過ぎても待っている原稿が来ないときがありました。出稿されると一気にパソコンで組み紙面を埋めて、最後の1分まで原稿や見出し、レイアウトのチェックに追われ走っていました。その間、出稿側のデスクも事実に誤りがないかできた紙面を点検し、現場から原稿を書いて送った記者にも電話で確認してもらうため社内の雰囲気はときおり殺気立っていますのでご注意ください。

夕刊後や夜は狙い目

無事に夕刊の編集が終わり降版時間も過ぎると、緊急に大きなニュースが飛び込んできてもいいように30分ほど待機していましたが、この時間はその後の休憩時間にどこにランチを食べに行くかを考えながら穏やかに過ごしていました。私は編集部にFAXを送るならこの時間が狙い目ではないかと思っています。会社に記者が戻って来る17時ごろも担当記者がいる確率が高いですが、あまり遅い時間になると今度は朝刊作業に入ってしまいます。編集局のデスク会議で翌日朝刊の編集方針が決まり、紙面作成が進み始める時間(前職は19時か20時ごろ)までに、必要な情報提供や確認は行っておくことをお勧めします。

基本的に企業の広報など情報提供者が原稿を確認することはできませんが、万が一伝えた名前の漢字や年齢が誤っており修正してもらいたいという場合も、この時間を過ぎると内勤の編集部門に原稿が渡り難しくなります。また編集委員や定年退職後のシニアライターは帰宅が早い場合が多いので、もう少し早めに連絡するとよいでしょう。

以上、新聞社のおおまかな動きと情報提供しやすい時間帯について書かせていただきましたが、より詳しい事情を把握したうえで広報活動を行いたいという方は、どうぞお気軽にご相談ください。

【ニックネーム】週末ボーカリスト
【これまで担当した業界】人材コンサルティング、人材教育、化粧品、飲食など
【趣味】ボーカル活動(ゴスペラーズを輩出した大学アカペラサークル出身。オリジナルのポップスやジャズのバンドでライブ経験あり)、国内外の島巡り、ミニシアター系映画鑑賞、フルマラソン(2回完走)
【プチ自慢】2007年に滋賀県彦根市で行われた「世界一長いコンサート(連続184時間)」にアカペラで参加し、ギネス記録達成!