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【PR入門編】件名ですべてが決まる!?取材を獲得できるメールの送り方

2020年になったかと思えば1月も終盤となり、時の流れは速いですね…
今年は東京オリンピックもありワクワクする1年になりそうですね!

さて、広報関係者のみなさんは普段、リリースや案内状をメディアへどのように届けていますか?FAX・メール・郵送・記者クラブへの投函、などいくつか手段はあると思いますが、最近はペーパーレス化の影響もあり、メールで情報提供する機会も多いのではないでしょうか。メールは過去にお付き合いがあった記者へ一斉に手軽に情報提供できるため、取材獲得やリレーションを構築する上で重要な手段です。

しかし、記者には毎日大量にリリースが届くため、メールを開いてもらえないことは日常茶飯事です。そのため、お決まりのメーリングリストに作業的に配信して終わり、ではなく、しっかりと取材・掲載獲得を目的とした情報提供をすることが重要です。

そこで今回は、メールで情報提供する際のポイントとアフターフォローについてご紹介しています。

メールを開いてもらえるかどうかは、件名ですべて決まる

メールを開いてもらえるかどうかは、ほぼ件名で決まると言っても過言ではありません。

実際、記者や編集の方々に「メールで送られてくるリリースを見ていますか?」と質問すると、「ほとんど見ていない」と回答が返ってきます。担当する企業や業界については別ですが、それ以外ついては、件名を見て気になった情報(関心分野に近い情報)には目を通すことが多いようです。

特に、企業やブランドの認知度が低い場合は、いかに件名で興味を持ってもらえるかどうかがカギとなります。そのため、リリースのタイトルと同じようにインパクトのあるワードを盛り込みつつ、一目で理解できる内容を目指しましょう。

インパクトのあるタイトルにするポイント

・季節性のあるキーワード
・トレンド性のあるキーワード
・数字
・世界初、日本初、業界初
・社会問題の解決
・急増
・対比、カテゴリ
・ノウハウ (~の仕方)
・意外性のあること
・男女関係、家族、子ども、健康、美容などの普遍的な要素

メールのタイトル例①

・企業の業務効率化に寄与する日本初のAI技術を搭載した新サービスをローンチする場合。

×【リリース】最新テクノロジーを搭載した新サービス「xxx」を提供開始。
〇【働き方改革に貢献】日本初のAI技術を搭載した新サービス「xxx」を提供開始。

メールのタイトル例②

・美容や健康に力を入れている温泉宿がメディア向けの試泊会を実施する場合。

×【ご案内】温泉宿「xxx」のメディア向け試泊会を実施
〇【プレスツアー】全室温泉露天風呂付の絶景温泉宿「xxx」がウェルネス旅へご招待(1/28~1/29)

メールを開いたからといって、添付資料をみてもらえるとは限らない

無事にメールを開いてもらっても、添付資料を開いてもらえないケースも多々あります。

資料を開くという行為が手間となるため、メール本文にある程度の概要を記載するようにしましょう。メールの本文にほとんど情報を記載せず「詳細は添付資料をご覧ください」で済ませるのは、機会損失になる可能性があるため避けるべきです。

リリースの場合は概要とポイントを、記者会見やイベント案内の場合は、日時・場所・登壇者・内容などの詳細を全て記載するようにしましょう。メール本文を読んで興味を持ってもらえれば、資料を開いてもらえる可能性がグッと高まります。

重要な情報は、電話でしっかりとアフターフォローを

確実に見てもらいたい情報は、メール送付後に電話でフォローすると確実です。毎回全ての媒体にフォローするのは難しいと思いますので、親交が深い記者がいる媒体や、重要度が高い媒体など、優先順位をつけてアプローチすると良いでしょう。

電話をきっかけに、記者の異動が発覚するケースもあるため、定期的にコンタクトをとることが重要です。異動が発覚した場合は後任者をしっかりと尋ね、媒体とのリレーションが途切れないようにしましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回はご紹介したテクニックはごく一部ですので、なかなか取材・掲載の獲得に繋がらない、メディアとうまくコミュニケーションがとれない、という方はお気軽に弊社までお問い合わせください。

【ニックネーム】こみまゆげ
【これまで担当した業界】都道府県、医療、保険、観光、掃除、教育、飲料メーカー、など
【趣味】流行っているもの、ことに手を出す(食・健康・エンタメ系なんでも)
【プチ自慢】どんな犬も懐かせる