広報戦略、まずメルマガから変えてみませんか??

企業広報では、これまでイベントや取材に来たメディアの方の情報管理が非常に重要です。日々のメディアリスト更新には非常に手間と時間がかかるものですが、そのデータうまく活用できているでしょうか。

最新のメルマガ配信ツールを活用することで、持ち腐れだったリストを手間いらずの効果的な分析ツールへと昇華させることが可能です。今回は実際に私が活用している例をご紹介します。

最新のメルマガ配信ツールを活用する

１・HTMLメール導入でできること

毎月複数のリリースを出す企業や、定期的にイベントを実施する企業にはほとんど必須ともいえるメルマガですが、だらだらと長い文章メールになっていないでしょうか。

普段、テキストメールを使用している場合、誰でも不自由なく作成できますが、あれもこれもと長い文章になってしまい、その多くは読み飛ばされてしまいます。毎朝、たくさん届くメルマガを読まずに削除するところから仕事を始める方も多いのではないでしょうか。

メルマガは読まれなければ意味がありません。最近のHTMLのメルマガサービスは、専門的なコード入力が不要にもかかわらず低コストで導入でき、下記のようなことが可能となります。（一部）

２・配信してからが勝負

リリースをメルマガ配信する場合、文字情報は日付、タイトルと訴求ポイントだけにとどめ、すべての文字と商品/サービスの挿入写真に、自社サイトのリリース一覧のリンクを挿入するとよいでしょう。

文字情報を最低限に分かりやすくすることで、メルマガ全体の開封率を高め、詳細が知りたい方のためにリンク先からプレスサイトへ飛べるようにしておくと便利です。

これはリリース配信だけでなく、イベント案内メールについても同様です。

いざ配信が完了すると、サーバーには続々と開封状況が反映されていきます。重視しているメディアや顧客が開封したタイミングでそれとなく電話を1本入れると、取材獲得やイベント参加につながる可能性がぐっと高まります。

また、企業広報の場合、記者クラブに定期的に足を運んでいる方も多いかと思いますが、事前に直近のメール開封状況を記者ごとに複数把握していれば、それぞれの記者の注目度合いも分かりますので、関心がありそうな記者に絞ってアポ取りを行うことも可能です。

昔のような送りっぱなしのメルマガではなく、このような戦略的なメディアアプローチの手段を持つことは企業にとって大きな強みになります。

３・リスト更新の手間を省く工夫

配信先へ個別に開封度（関心度）が識別できるようになれば、メディアリストの精査にも一段と役立ちます。開封率がずっとゼロの場合は、部署異動の可能性も高いです。

ここでオススメなのはメルマガに「配信停止」ボタンを分かりやすくつけておくことです。企業広報のメルマガは、BtoCで多くの消費者に届けたいメルマガとは性質が異なります。重視しているメディアの適切な部署の適切な担当者にしっかりと情報が届くことが重要です。

また、年度初めなど１年おきに、メルマガ配信自体に関する確認の一斉配信を行っても良いでしょう。そこでステータスの変更を把握できればまとめてリストに反映することが可能です。

多くのメディアデータを持つ企業の場合、リスト管理はとても大変です。リストを化石にせず、よりフレキシブルでフレッシュなリストを維持するために、オートにできる部分を増やしていきましょう。

４・注意点

開封率ゼロには、関心がない場合と、意図せず読めていない場合があります。配信側でアドレス間違いがあればエラー検出されますが、原因が受信者側の場合（配信はされているが迷惑メールフォルダに届いているケースなど）はこちらから把握できません。

テキストメールからHTMLメールでの配信に切り替える場合、最初の数ヶ月は開封率ゼロが続いていないか注意が必要で、場合によっては個別フォローが必要です。

いかがだったでしょうか。
より詳しく知りたい方は、是非弊社までお問い合わせください。