「2023年はいい出会いを増やす！」ために広報担当者が準備すべきこととはやっぱりメディアリストのアップデート

PR業務には必須のメディアリストですが、ちゃんとメンテナンスをおこなっていますか？

2023年が始まって早くも1ヵ月ほど経ちましたが、筆者が意識しているポイントを参考にしていただきながら より「使える」メディアリスト2023 にこのタイミングでアップデートしてみるのはいかがでしょうか？

改めて考えるメディアリストの重要性

なにかとタスクの多い広報担当者は、業務効率を上げたいと常日頃から考えられているかと思います。

リリースの送付やイベントの招待、書籍の出版の際に『現在在籍していません』とメールが返ってきてしまって担当者を探しなおす、、などの経験を広報担当していると多いのではないでしょうか？

リストの精査・更新をしっかり行っていくことで、『伝えたい情報』を『取材してもらいたい媒体の担当者』にピンポイントに、そしてタイムリーに届けることが可能になり、取材獲得率をグンと上げていくことは、当然のことです。

もちろん、リストの精査よりも前の作業として「報道分析」は欠かすことができない作業です。

リストがいくら活きたリストになったとしても、媒体の傾向を熟知し、コーナーや特集の傾向を掴んでおかないと、最大限メディアリストを活かすことができません。

そんなことにならないよう日頃からインプットは行っていきましょう。

メディアリストが「穴」を教えてくれる

メディアリストをメンテナンスすることで、メディアリレーションの「穴」に気づく場合があるでしょう。メディアリレーションの「穴」とはなにかというと、ここでは弱点のことを指します。
例えば、〇〇オンラインはいろんな担当者を知っていて情報提供しやすいけど、△△オンラインは副編集長以上とリレーションがなく決定打に乏しいなど。

「穴」がわかることで、効率的にメディアリレーションの計画を立てていくことも可能になり、業務時間の短縮にも繋がります。

また、メディアリストを作成する際はエクセルではなくGoogleスプレッドシートで作成するのがおススメです。エクセルで管理してしまうとどのファイルが一番最新なのかわからなくなってしまう、といった問題が発生しやすいものです。

そういった問題も、Googleのスプレッドシートであればチーム内で共有するのが便利で、他の人が更新したものがリアルタイムで反映されます。

更新しやすく常に活きたメディアリストにするための工夫も心がけてみてください。

メディアリストにひと工夫を

せっかくメディアリストをアップデートしていくのであれば同時に行っていただきたいのが、面会した際に入手した情報や実際にお会いしてみての印象などを、備考欄やメモ欄に追記しておくことです。

印象などをメモしておくことによって、実際にアプローチする際の注意点やお聞きした相手の趣味など、次回お会いする際の話のネタ・きっかけにもなっていき、提案しやすい間柄に進展していくなんてこともあります。

以上、広報担当者の私が心がけているメディアリストのアップデート術や活用術をお話しさせていただきました。

「活きたメディアリスト」にしていくには継続的な媒体との接触が必要不可欠です。
今年は記者・メディアの人との出会いを増やし、財産であるメディアリストに厚みをつけていってください。