広報塾

新人PRマンの記者発表会奮戦記

こんにちは。
入社して間もなく半年が経とうとしていますが、
私はPRのお仕事は、まったくの新人で、ほんとうにいろいろと
新しい経験をさせていただいています。
2008年に入ってからの大きな仕事は、
あるソフトウェア製品の「記者発表会の運営」という仕事でした。


そもそも、記者発表会の開催が決まったのが1ヶ月半前でした。
お正月休みなどもあり、営業日を数えると1ヶ月しかありません!
通常、発表会の運営準備には1ヶ月半~2ヶ月必要だとと言われています。
私たちは、日程の厳しさにも立ち向かわなければならなかったのです。
また、この記者発表会は、「成功して当たり前!」という要素が多く、
担当としては、かなりプレッシャーがかかっていました。
クライアント企業には、積極的にPRしなくても取材依頼が頻繁に届く、
業界ではカリスマ的な人物がいます。
また、発表する製品自体も、ある程度認知度のあるツールに関するもので、
「そのツールに興味のある媒体なら掲載して当たり前」の状態でした。
また、不安材料として、記者発表すべき内容の一部が、
先行してある媒体で記事になっていたということもありました。
すでに世間に露出してしまった内容には、
記者は興味を失ってしまいます。新製品発表の場合は特にそうです。
ですから、何社のメディアの方に来ていただけるかが心配でした。
私、新人PRマン・福井直子が、この絶体絶命のピンチを、
どう乗り切ったのか!?
結論を言えば、その記者発表会は成功を収めるに至りました。
会場はほぼ満席で、終了後も記者から多くの問い合わせをいただき、
多数の記事露出が実現して、クライアントにも喜んでいただけました。
短期間で記者発表会を成功させることができた最大の秘密は、
クライアントが発表会に協力的であったことと、
経験豊富なスタッフに恵まれていたことです。

クライアントが発表会に協力的だったことにはとても助けられました。
打合せや資料作りにも積極的にご協力いただけました。
もし、「発表会はPR会社の仕事」というスタンスで対応されていたら、
とても準備は間に合わなかったと思います。感謝感謝です。
また、イベントを進行管理するディレクターや司会は、
普通は探すだけでも苦労するところでしょう。
その点、弊社には経験豊富なスタッフがいます。
そのスタッフと効率的に準備を進めることができました。
弊社のディレクターは元テレビ局社員のプロです。
会場の下見に同行した私は驚きました。
何もない会場で、登壇者の動きやプロジェクター、音響機器などの具合を、
リアルにイメージし、起こりうるアクシデントへの対策を用意できたのです。
懸案だった、マスコミに来場していただけるか、という点については、
お土産として、発売するソフトを会場でお渡しすることにしました。
ソフトの発表会ではよくある方法ですが、
クライアントにとっては初めてのことで、慎重に決断されました。
結果的には、このお土産が来場への動機づけとなりました。
さらに、広報歴10年以上のベテラン、雑誌の編集長を歴任した社員など、
メディアリレーションが強いスタッフ総動員でマスコミに案内しました。
その結果、会場を満席にすることができました。
こうして、発表会は無事終了。
ところが、気を抜くことはできません。
記者発表会は、発表会直後の対応がマスコミ露出の上で大事だからです。
新聞やWeb媒体の記者は、即日記事にとりかかることがほとんどです。
特にWeb媒体は、いかに早く、詳しく丁寧な記事を提供するかを
他社と競争されており、記事の掲載時間を気にされます。
私たちは記者からの要請にお応えすべく、
お問い合わせに迅速に対処できるよう、準備して待機していました。

技術的な問い合わせが寄せられることは、事前に予測できていました。
そこで、事前にクライアントに窓口になっていただくようお願いしました。
実際に、深夜にお問い合わせをいただいたそうです。
クライアントにて迅速に対応いただけたため、翌朝には、本当に丁寧な、
素晴らしい記事が、Webに掲載されていました。すごく嬉しかったです。
また、翌日には、お越しくださった記者には「来場感謝」のメールを、
ご欠席された記者には「記者会見報告リリース」をお送りしました。
その結果「行けなかったけれど、資料が欲しい」「ソフトが欲しい」などの
問い合わせが増え、さらなる掲載につながりました。
記者の方々とのリレーションも深まり、成果は少なくありませんでした。
こうして、記者発表会が多数の記事掲載に繋がりました。
私の記者発表会の奮戦もめでたく終了です。
ブログ上の口コミも広がっており、今後の反響もまだまだ楽しみです!

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