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オンラインミーティングでの取材を成功させるポイントは?

新型コロナウイルス感染症(COVID-19)により、社内外でオンラインミーティング(Web会議)を導入した方も多いのではないでしょうか。

最近は、メディアも基本は在宅勤務となっているところが多く、オンラインミーティング(特にZoom)で取材をしたいと連絡をいただくケースも増えています。そこで、今回はオンラインでの取材を滞りなく成功させるためのポイントをまとめました。

今後、オンラインミーティングでの取材も増えることが予想されるため、是非参考にしていただけますと幸いです。

オンラインミーティングでの取材に対するメディアの反応


以前は、電話取材こそあったもののオンラインでの取材というのは、双方(メディアと取材対象者)の環境が整っておらずなかなか実現しませんでした。

実際、当社も海外にいるクライアントに日本メディアから取材が入った際、電話で取材したいと要望いただくことが多く、オンラインでというケースはほとんどありませんでした。

しかし、4月に入ってからは「オンラインミーティング(Zoom)で」とメディアから言っていただくことも増えましたし、こちらからオンラインミーティングでとお願いしてもすんなり受け入れてもらえるようになりました。

メディアも変わらず情報は求めています。そのため、取材活動は必要になります。
企業も在宅勤務が推奨され、出勤できないからと取材を断るのはもったいないです。
お断りする前に、オンラインでの取材を提案してみましょう。

「メディア」と「取材対象者」、「広報」の3拠点をつないだオンライン取材の注意点

・インターネット回線環境が最重要!

音声が切れて聞き直す…というのが、オンラインミーティングを活用した取材で一番フラストレーションがたまります。可能であれば事前に取材対象者と広報でオンラインミーティングにアクセスし環境や使用方法を確かめるようにしてください。

「あれ?顔が映らない??」などのトラブル回避にもつながります。

・自らが「ホスト」になる

どんなオンラインミーティングでも、会議を予約したり、アクセスするためのURLやID・パスワードを送る等、大なり小なり何かしらの手間が発生します。

そのため、この手間は広報担当者が率先して被りましょう。
ホストになることで、設定などもアレンジできるというメリットもあります。

ただし、例えばZoomの場合、無料と有料版では時間制限が異なります。
(無料の場合、3人以上のグループミーティングは40分までとされています。)
大抵の取材は1時間程度必要としますので、有料の会員になっている人がホストになるのがよいでしょう。

ご自身の会社でZoomの有料版を契約していないなどの事情がある場合は、無理にホストになる必要はありません。メディアのほうが優れた環境を持っているようであればお願いしても問題ありません。
一番重要なのはスムーズに取材を進める環境を整えることです。

・「時間」の管理

Zoomの無料版は前述のとおり、40分という時間制限があります。参加者全員が無料版を使用してアクセスする場合、40分経過するとパッと画面が消えてしまいます。またアクセスすればよいのですが、ちょっと面倒ですよね。
予め40分であることや、超過した場合は改めて招待するなど最初に共有しておくとよいでしょう。

一方、Zoomの有料版は時間制限がない(厳密には24時間)のですが、会社で有料アカウントを取得している際、様々な社員がZoomのスケジュールを入れていきます。
取材も予定では1時間でも1時間半になってしまうことも多々あります。
Zoomなど会社のアカウントを使用する際は、少し余裕をもって確保しておきましょう。

・資料は先に送付しておく

営業にオンラインミーティングを活用する際は、画面を共有しながら話を進めていくことが多いと思います。
しかし、取材の場合は先に渡せる情報はメール等で渡しておきましょう。そのほうがスムーズに取材が進みます。

・設定について

様々なオンラインミーティングサービスがあるので、ここではZoomに特化してお話します。

■Zoom

https://zoom.us/

Zoomには、ミーティングオプションとして、「ホストの前の参加を有効にする」「待機室を有効にする」など様々な機能があります。

ご自身(広報)がホストになった場合、待機室を有効にし、ホストの前の参加は有効にしないことをお勧めします。メディアと取材対象者がいきなり2者でご対面というよりは、きちんと広報が間に入りスタートさせた方がスムーズです。

その代わり、時間になってもアクセスできず、メディアも取材対象者も待たせてしまうということがないように気を付けましょう。

・広報からの話は必要最低限に

これは通常の取材時でもそうですが、オンラインミーティングを使用した取材は特に意識したいことです。というのも、2人が同時に話すと何を言っているのか聞き取れなくなります。これが何回も続くとメディアから「ちょっと黙っていてほしいな…」と思われかねません。

広報は取材対象者の回答に誤解を生じさせる可能性があった際や取材対象者が把握していない内容を補足するなど最小限の会話に留めましょう。

セキュリティについて


先日、東洋経済ONLINEで「利用者が爆増『Zoom』を使うと何が危ないのか」という記事が掲載されました。

利用者が爆増『Zoom』を使うと何が危ないのか ー 東洋経済ONLINE
https://toyokeizai.net/articles/-/342571

記事中に、会議室も公開せずに参加者にパスワードを発行する、画面共有は「ホストのみ」に変更するなど、FBIによるZoomのハッキング対策も書かれています。

Zoomを使われている方はご一読いただくのも良いかもしれません。

新型コロナウイルスにより、メディアの環境も大きく変化しています。
広報はこの変化に迅速に対応し、縁の下の力持ちとして、企業活動を支えていきましょう!