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メディア取材を獲得するためのコツは?(プレスイベント編)

最近、プレスイベントPRの依頼が増えてきました。
イベントPRは日時、企画、会場が決定したら、メディアをイベントに誘致するために念入りな事前準備から始まります。イベントがスムーズにいくように、スケジュールや役割分担など、全体の管理を行います。イベントPRにおいてPRパーソンに求められることは、「どれくらいのメディアを集客できるのか?」ということです。

今回はイベントにより多くのメディアを誘致し、取材につなげるたのメディアアプローチ方法とその施策をご紹介したいと思います。

メディア取材を獲得するためのコツは?(プレスイベント編)

①イベント当日までメディアアプローチを念入りに

イベント開催日まで2ヵ月を切ったら、当日取材のメディア誘致を行います。まずはターゲット媒体を精査し、案内状とメディアリストを作成します。アプローチの手順としては、イベントの1か月前に、プレスリリースをFAX、メールあるいは郵送で送ります。
そして、イベント開催の2週間前に再度リリースをFAX、メールし、併せて電話で当日の取材をお願いする方法が基本フローです。 

メディアには毎日多くの企業からプレスリリースが届きます。1か月前に配信したプレスリリースが担当者の手元に届いていない場合があります。そこで、イベント当日への取材誘致では、プレスリリースを2回送ることが重要なポイントになります。

プレスリリースには、必ず最後のページにFAX返信用シートをつけることが必須です。これはイベントの取材を希望するメディアが取材申込をするための用紙です。返信シートをプレスリリースに付けておくと、思わぬ媒体から取材の申込が入ることもあります。

➁ イベント後のフォローアップで取材につなげる

事前にアプローチした記者や編集者の中で、イベントに興味はもってもらえたものの、当日どうしても都合がつかず、取材に来られなかったケースもあります。そういったメディア関係者や事前にプレスリリースを送った媒体には、イベントの結果や当日の様子をまとめた「イベント事後リリース」を作って送ります。

メディアが興味を持ってくれていれば、当日取材がなくても、その資料内容をもとに記事を書いてくれる場合があります。また後日、製品と製品資料を持参した上で、不参加のメディアにプロモートを行ったことで記事化につながったケースもあります。
イベント後のフォローアップも掲載に繋がるチャンスです。プロモートの際に当日撮影した動画などの参考資料があると、編集者に企画趣旨がより伝わりやすいと思います。

③体験型イベントなどメディアの関心を集めるPR施策

イベントPRにおいて、新製品や新サービスを知っていただき、企業やブランドの認知を高めるPRを行うことはもちろんですが、メディアを誘致するためには興味を持っていただくユニークな企画をメディアに提供することも重要です。メディアの印象に残ることが後の掲載に大きく影響します。

過去の事例の中で、家電メーカーのプレスイベントを担当した際は実際メディアの方が製品(器具)を使用し、作った料理をその場で飲食もできるといった「体験型イベント」がとても好評でした。こちらのイベントはプレスリリース配信直後からメディアからの問い合わせも多く、当日は満席になったほどです。

「久しぶりに楽しいイベントで、今後の企画で製品を取り上げたい」
「新製品イベントがあればまた参加したい」
「体験を撮影した動画を自社サイトで掲載したい」

など多くの取材やメディア露出に繋がりました。 

【まとめ】

プレスリリース配信については基本的なセオリーをご紹介しました。
メディアをイベントに誘致し、取材に至るまでには綿密な準備とメディアを惹きつけるPR施策、リレーション力、そして最後に「絶対来てもらいたい!」という熱意が大切です。また日頃からイベントに慣れているメディアに関心を持ってもらえる施策を立案できるかが、メディア誘致のカギになることでしょう。

今回の内容はいかがだったでしょうか。
プレスイベントを検討中の企業様はぜひ弊社にお問合せください。