こんにちは。
読者の方の中には、４月から新しく広報担当になられてもうすぐ二か月がたつ、という方も少なくないのではないでしょうか。今回は新人のPRパーソンである私が、イベントや記者会見での取材対応で気を付けたいことについて、自分の経験をもとにご紹介させていただきます。
イベントや記者会見の取材対応で気を付けたいこと
①取材に来る記者との連絡は密に取る
以前あるイベントで、当日取材に来る予定だったテレビ局から、突然の事件のため行けないと連絡が来たことがありました。
「記者の方も忙しいし、事件なら仕方ない」と思っていた私の隣で、何とか担当記者と直接連絡を取ろうと、当該のテレビ局に電話する先輩の姿がありました。
ただ待つのではなく、何時なら来られるのか、後日映像や紙で資料を送るべきかを聞くなど連絡を取り、掲載や放送につながるよう最大限フォローすることが大切なのだと、その時に気づかされました。たとえ携帯電話の番号が分からず記者本人と連絡がつかない場合も、局のデスクからつないでもらうなどし、とにかく取材をしてもらうチャンスを逃さないよう、連絡を取り続けることが大切になります。
メディアの方々は日々いくつもの取材を抱えているため、取材に行くと返事をしたものの自分のスケジュールに入れていなかった、ということもあるかもしれません。何時に、どこで、何をするのか、に加えて現地で連絡が取れる担当者（自分）の携帯電話の番号を前日までに今一度リマインドしておくことで、取材に来てもらえる確率が上がります。
②来たメディアの情報はこまめに共有する
記者会見等で、広報担当者が受付を担当する機会もあるかと思います。事前に出席者のリストを作成しチェックを付けていくという流れになるかと思いますが、私が初めて受付業務を担当した際、あるテレビ局A社が来た時に別のテレビ局Ｂ社の欄にチェックをしてしまい、その表をもう一人の受付担当の方に引き継いだあとにB社が来て、混乱を招いてしまったことがありました。
複数人で受付に立つ場合はそれぞれどのメディアが来たのか正確に把握するとともに、こまめな情報共有が必要になります。
もし会見が始まった時点で来ていない記者が分かれば、①で書いたように直接連絡をとり、少しでも多くの露出につなげることができるかもしれません。
③記者の動線を確認し、適切な場所へ誘導する
イベントでも記者会見でも「この絵は必ず撮ってほしい」というポイントがあるかと思います。あらかじめリハーサルで見どころをチェックしておき、記者の方が取材や撮影をしやすいように動線を作っておくことも広報担当者の重要な役割となります。
あるイベントで主催者との事前打ち合わせに参加させてもらった際、カメラはどこに置いて撮影してもらうのか、撮影禁止エリアはどこなのか等、綿密にルールを決めてからの本番だったため、私も記者の方の誘導がスムーズにできたように感じました。
一番いい絵が取れるポジションへ記者を誘導することに加えて、記者同士が場所取り等でもめないように入場の順番を決めたり、撮影禁止エリアに入らないよう注意を促すなど、
トラブルなく、かつベストな形で掲載、放送されるような工夫が必要です。
いかがでしょうか。記者会見やイベントにおける取材対応の際は、相手（メディア）の立場に立って考えて行動するとともに、いつもに増して臨機応変な対応が求められます。詳しく話を聞きたい方はぜひ当社までお問い合わせください。
