取材対応をスムーズに行う3つのポイント！

今回は、取材を獲得した際に準備すべき項目についてご紹介させて頂きます。

広報担当が取材対応することもありますが、内容によっては社長や専門分野の担当者、一般社員が対象になることもあります。広報担当以外に取材依頼があった際に準備することについてお話させて頂きます。

せっかく取材が獲得できたのにも関わらず、取材の準備を怠ってしまうと、想定外の露出(ブランディングや企業が発信したい情報とかけ離れた露出)に繋がりかねませんので、充分注意が必要です。

➀取材依頼が入った際にメディアに確認するポイント！

取材依頼を受けたら、まずは取材の目的・主旨や「いつ・どこで・誰に・どのような内容で」取材をするか確認をします。

取材の際の質問事項を事前に送って頂けることもありますので、質問内容をもらえるかどうか(出来ればいつまでに送って頂けるのか)確認すると良いでしょう。

また、企画記事やテレビの特集での取材の場合、企画主旨とともに、自社以外にどういった企業や商品、イベントを取材予定か可能な範囲でヒアリングすることで、メディアの意図を組んだ取材対応がしやすくなりますし、アウトプットのイメージもしやすくなるので「こんなはずじゃなかった」という露出を避けることにもつながります。

ちなみに、メディアから取材を検討していると連絡をもらう場合、他にも取材候補先があり、ヒアリングを目的に連絡をいただくケースもあります。この場合、取材可否やメディアからのオーダーに対しどこまで対応可能か、なるべく早めに返答し、取材が流れてしまわないようにしましょう。

②取材に向けて社内で準備すること！

取材を受けることになったら、取材日に向けても準備が必要です。

露出のイメージをしっかりと想定したうえで、どのようなメッセージを伝えるべきか整理し、取材対応者とすり合わせを行います。記者に伝えたいメッセージを印象深く伝えるために、効果的な言葉や言い回しを事前に考えておくことも大切です。

取材対応者にとって初めての取材であったり、取材に慣れていない場合には、事前にロープレなど練習を行い、余裕を持って取材を受けることができるようにしましょう。

また、取材内容に合わせて、数値データ(創業年数・売上高・社員数など)を事前に確認し、正確な情報を提供できるようあらかじめ準備することが必要です。

➂取材中の対応

取材時も、広報担当が同席する必要があります。

取材対応者の回答が記者に分かりにくかったり、情報に不足があればフォローすることも大切です。ただし、取材に同席しているだけで、取材対応者ではないのであくまでもフォローという立場で取材に立ち合いましょう。また、取材内容を後で確認する為に、録音しておくと便利です。録音しても良いのかは記者の判断になりますので、取材前に確認が必要です。

また、記者は取材内容をそのまま記事にし、記事内容の変更は基本的にはNGです(事前に数値等の確認が可能な媒体もあります)。取材対応者には不確かな情報や公開して良いか分からない情報は発言しないよう注意を促しましょう。

もし誤って不明確な内容を発言してしまった場合には、必ずすぐに確認して回答する旨をお伝えし、予想外の露出になることを避けましょう。

まとめ

以上が、取材対応をスムーズに行うための3つのポイントですが、実は広報としては記事や番組で掲載/放映された後の「確認」という作業が、今後の取材をより良い露出につなげていくためのポイントになります。

何を確認するかというと、「自社のイメージ通りの露出になっているか」です。

もし、イメージとは違う露出になっていた場合

・企画主旨を正しく把握できていなかったのか
・取材対応者の言葉の選び方や提供できる話題を改善する必要があるのか

など、問題点を浮き彫りにし、次取材が入った際に同じことにならないよう入念に事前準備を行うようにしましょう。

いかがでしたでしょうか？
自社にとってより良い露出につなげるために、一手間も二手間もかけて取材対応をしていきましょう！