取材対応をスムーズに行う3つのポイント!

今回は、メディアアプロ―チのあと、遂に取材を獲得できた際に準備すべき項目についてご紹介させて頂きます。

広報担当が全てを対応することもありますが、内容によっては社長や専門分野の担当者、一般社員に取材が入ることもありますので、その際に広報担当がやるべきことについてお話させて頂きます。せっかく取材が獲得できたのにも関わらず、相応の準備を怠ってしまうと、想定外の露出(ブランディングや企業が発信したい情報とかけ離れた露出)に繋がりかねませんので、充分注意が必要です。

取材対応をスムーズに行う3つのポイント

➀取材依頼が入った際に確認するポイント!

取材依頼を受けたら、まずは取材の目的・主旨を確認し、いつ・どこで・誰に・どのような取材をするか確認をします。

取材の際の質問事項を事前に送って頂けることもありますので、質問内容をもらえるかどうか(出来ればいつまでに送って頂けるのか)確認すると良いでしょう。メディアの担当者は常に動いて様々な情報を追っているので、取材の可否についてはなるべく早めに返答し、取材が流れてしまわないように気を付けましょう。

②取材に向けて用意するもの!

取材を受けることになったら、取材日に向けても準備が必要です。露出のイメージをしっかりと想定したうえで、どのようなメッセージを伝えるべきか整理し、取材対応者とすり合わせを行います。記者に伝えたいメッセージを印象深く伝えるために、効果的な言葉や言い回しを事前に考えておくことも大切です。

取材対応者が取材に慣れていない場合には、事前にロープレなど練習を行い、余裕を持って取材を受けることができるようにしましょう。また、取材内容に合わせて、数値データ(創業年数・売上高・社員数など)を事前に確認し、正確な情報を提供できるようあらかじめ準備することが必要です。

➂取材時の対応

実際の取材時も、広報担当が同席する必要があります。取材対応者の回答が記者に分かりにくかったり、情報に不足があればフォローすることも大切です。ただし、取材に同席しているだけで、取材対応者ではないのであくまでもフォローという立場で取材に立ち合いましょう。また、取材内容を後で確認する為に、録音しておくと便利です。録音しても良いのかは記者の判断になりますので、取材前に確認が必要です。

また、不明確な内容が出てしまった場合(間違った可能性のある数値データや、公表前の可能性がある情報など)は、注意が必要です。放っておくとそのまま記事になる可能性もあるので、必ずすぐに確認して回答する旨をお伝えし、予想外の露出になることを避けましょう。

いかがでしたでしょうか。弊社ではクライアントの取材の際には、取材準備から取材後のフォローまで一環して行い、より良いメディア露出を実現しております。取材時の対応で不安な点がありましたら、是非弊社までご相談下さい。