Withコロナ時代にリアルで開催するPRイベント、3つの注意点

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新型コロナウイルスの感染拡大は11月に入ってもまだ、終息の兆しは見えません。国内ではマスクを着用する日常が定番となりましたし、海外では感染者数が増えている状況も報道されています。
そんな中、オンラインでの業務は当たり前となり、PRイベントもオンラインでの実施形態が増えました。一方、リアルでのPRイベントも、夏以降、増えつつあります。コロナ禍でリアルPRイベントを実施する際のポイントや注意点を、いくつか紹介させていただきます。

リアルでの開催が有効と思われるPRイベントは?

リアルでの開催が有効
コロナ禍において、さまざまな業務内容の変化が表れていますが、オンラインで実施する記者発表(PRイベント)もその端緒な例だと思います。4月に発せられた政府の緊急事態宣言やイベント自粛要請以降、オンラインでのPRイベント実施が当たり前となりました。

一方、オフライン(リアル)での開催も、徐々に戻ってきています。オンラインで実施するよりも効果のあるリアルイベントは、どのようなものでしょうか。

例えば、体験を伴うPRイベントは、リアルで開催するのに適しています。
特に、施設や店舗のオープンや飲料、食品(新商品の発表など)に関連するイベント内容は、オンラインでの説明よりも、実際に体験(試飲、試食)いただくことで、商材の良さが伝わり、より中身の濃い記事につながる可能性が高まります。

会場選びの基準、ポイント

会場選びの基準
リアルイベントを開催するうえで最も大切なことは、ソーシャルディスタンスの確保と徹底です。
会場の人員キャパシティは、通常時の50%未満の席数を基準に考えれば良いと思います。例えば、50人を招きたいのであれば、100人強の席次スペースを、70人であれば、150人強の席次スペースを有する会場を選択します。ギリギリの会場スペースで判断するのではなく、余裕を持った広さを選択した会場選びが必要になります。会場によっては、独自の基準で貸し出しの際の人数制限を設けておりますが、通常席数×50%のキャパシティが基準になっていることが多いので、参考にしてください。

都内にはイベント候補となる会場は多くありますが、その中には「ソーシャルディスタンス応援企画」など、この時期、料金割引のキャンペーンを実施している会場もあるので、うまくリサーチして適した会場を見つけて下さい。

イベント誘致(案内)における注意事項

イベント誘致
メディアの方々などに対して、PRイベントへの案内を行う際に気を付けなければいけないことがあります。コロナ感染症対策を行ったうえで実施する旨を伝えることです。例えば、案内状に注意事項を記載し、イベントにおけるご協力事項をお伝えすることは、エチケットとして求められます。

・「密閉・密集・密接」の回避のため、換気の徹底や参加人数の制限を行った上で開催する旨。
・マスクを着用して来場いただく旨。
・受付の際には“検温および手指の消毒”に協力いただく旨。
・体温37.5℃以上の方には、参加をお断りさせていただく旨。
・会場内は、座席同士の空間を確保し、ソーシャルディスタンスレイアウトにて配置する旨。
・飲食を伴う場合は、透明のアクリル版などを活用し、コロナ感染症対策を徹底する旨。 etc

イベント運営スタッフ側の注意事項

イベント運営スタッフ
当然、運営する側のスタッフ側にも感染症対策を行い開催する責任があります。下記事項を行ったうえで、コロナ感染症対策をきちんと施し、不安材料を極力なくして実施することが求められます。

・運営スタッフは、全員検温を実施の上、マスクもしくはフェイスシールドを着用すること。
・場合によっては衛生手袋の着用を徹底すること。
・体調が悪い場合は無理して参加しないこと。
・可能であれば、イベントに関わるスタッフの抗体検査を実施すること。 etc

withコロナ時代、オンラインイベントは増えていますが、リアルで行うPRイベントの開催も、きちんと感染症対策を施せば、実施不可能ではありません。
是非、効果的なPRイベントの内容を勘案の上、オンラインで行うのかリアルで実施するのか、その実施方法を検討いただければと思います。

【ニックネーム】カープマニア
【これまで担当した業界】IT、自動車、食品メーカー、飲料メーカー、自治体、
            医療、家電メーカー、レジャー施設、金融、教育、他多数
【趣味】高校野球、広島カープ、川崎フロンターレ、ハワイ
【プチ自慢】両利き。お箸も野球もサッカーも、手足を左右同レベルで扱えます