【メディアとの関係構築のコツ】メディアのスケジュールを尊重できるかが“カギ”

皆さんはメディアリレーションで苦戦したことはありませんか？

「いつでも連絡が取れる記者がいればなあ」
「難しい企画だけど相談に乗ってくれる担当者がいればなあ」などなど、、、

PR広報を担当されている方であれば、誰でも一度は悩んだことがあるのではないでしょうか。

そんなメディアリレーションについて、「どのように関係を築いていくのが一番いいのか」アプローチしやすいタイミングも含め筆者なりの考えをお伝えできればと思います。

メディアリレーションの重要性

まずメディアリレーションは、PR広報を担当する人にとって重要なスキルの一つです。
メディアは情報発信の重要な手段であり、良好な関係を築くことは、広報活動においてとても大切になってきます。
一度関係を築くことができれば、その方が担当から外れない限り情報のやり取りが可能になるので会社にとっても大きな財産になると思います。

メディアとの関係構築のコツ

① メディアのニーズを理解する

メディアは特定のニーズや関心を持っています。また個々人で担当している分野も違う場合もあります。メディアや担当者の仕事や関心事を聞き出し、そこにコミットした情報を提供することが重要です。

担当分野と関係のない情報をお送りしてしまうと、採用率も低くなりますし、その後に情報提供をしてもスルーされてしまうことにつながりかねません。
事前にメディアやその担当者がよく取り上げているテーマや対象読者（視聴者）層を把握しておくことが肝心です。

特に、実際にメディアキャラバンを行う際は、事前に担当番組や署名記事をチェックしておくことが大切になります。また、SNSを運用している人も少なくないので、そこから最近の様子や趣味などを調べておくことも話のタネになるかもしれません。

② タイトルや企画内容で差を付ける

リリースやメールで情報を送る際に、タイトルや内容がメディアの関心を引くように工夫する必要があります。情報が魅力的で重要なものであれば、掲載される可能性が高まりますし、日々膨大な量の情報が送られてくる中で差別化することにもつながります。
また、事前に企画案をいくつか考えたうえで情報提供することで、メディア側が企画を考える際に参考にできたり、あるいはそのまま採用できたりするので手間を省くこともできます。

③ 社内コミュニケーションも忘れずに

メディアとの関係を築くためには、社内コミュニケーションも大切だと思います。メディアの求めている情報やテーマをその都度社内で共有しておくことで、他の案件で情報提供をする際のヒントになります。
また、人によっては、外部からの情報提供を受け付けていなかったり、催促電話などを嫌っていたりする人もいます。このような情報は長く関係を築いていく為には、より一層大事になってきますので、事前に共有して確認することを心掛けましょう。

効果的なアプローチタイミングを把握

④ メディアのスケジュールを尊重

メディアにアプローチする際はタイミングが重要です。メディアの仕事はオンエアや締め切りに追われることが多いため、スケジュールを把握して情報提供をするようにしましょう。

テレビやラジオの場合、担当番組によっては朝にメールや電話対応ができる方もいますし、逆に夜の方が確認しやすいという方もいます。
雑誌の場合、月刊誌なのか週刊誌なのかで忙しい時期が変わります。また、週刊誌だと企画会議から取材、原稿作成、校了までのスパンが短いので、よりタイミングが重要となってきます。

取材やインタビューに関してもできるだけ調整するなど、柔軟で協力的であることが大切です。

まとめ

メディアは日々膨大な量の情報が送られてくる中で取捨選択しています。その中で採用してもらうには、どれだけ信頼性があるかが肝心です。
それは、情報の内容自体にも言えますが、どんな人が送ってきた情報なのかという点でも大きく左右されると思います。

メールや電話、メディアキャラバンなどメディアの方とやり取りする際は信頼性を損なわないように心掛けましょう。