取材獲得率が上がる!広報の財産「メディアリスト」の管理・運用方法

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広報にとって「メディアリスト」は一番の財産と言えます。
そのメディアリストの上手な管理や運用方法について、ご紹介していきます。

エクセルでの管理方法~重要なのは連絡先だけではない!

メディアリストのエクセルでの管理方法
メディアリストは、ソートや抽出がしやすいエクセルで管理されている方が多いと思います。では、どういった項目が必要だと思いますか?

[必須項目]

・氏名
・メールアドレス
・電話番号(会社/直通/携帯)
・媒体名
・部署/役職
☆興味関心のあるテーマ
☆メモ(ヒアリング内容や過去記事など)

[必要に応じて]

・名刺交換日
・住所
・媒体ジャンル
☆取材・掲載履歴
☆人柄、経歴

メディアと良好な関係を気づき、効率的に成果を上げるためには、「☆」の項目をメディアリストに入れておくことをおススメします。

☆興味関心のあるテーマ

新聞や雑誌などは特に、業界やテーマで担当が分かれてることがあります。アプローチしたい媒体であれば誰でもいいかというとそういうわけではなく、そのテーマに関心を持っている方に情報提供するのが取材獲得への近道です。

フリーワードで入力していくのではなく、自社で想定できるいくつかのテーマを設定しておき、プルダウンで選択できるようにしておくのが良いでしょう。特定のテーマに関心のある方にだけ情報を送りたいというときに、抽出するのが楽になります。

☆メモ(ヒアリング内容や過去記事など)

これは、メディアとのリレーション構築に役立ちます。メディアも以前話したことを覚えてくれている人や自分に関心を持ってくれている人のほうが信頼できますし、話も弾みます。

☆取材・掲載履歴

取材してくれたメディアに対しては、次回アプローチする際に、忘れずお礼を伝えられますし、まだ取材につながっていないのはどのメディアかを瞬時に見分けることができます。

☆人柄、経歴

頻繁にアプローチするメディアではない場合など、時間が空くとどういう方か忘れてしまうことがあると思います。そこで、お会いした印象や話した印象などを書いておくと、思い出しやすく、アプローチもしやすくなります。
また、2~3年で部署異動がある会社などは、後任への引き継ぎの際も、こういった情報を残しておくと、後任もリレーションを取りやすくなります。

メディアリストテンプレート
メディアリストのテンプレート例を以下からダウンロードいただけます。エクセル形式(xlsx)のデータになっておりますので、ご自身の使いやすいようカスタマイズし活用してください!
メディアリストのテンプレート

メディアリストは「マスタ」と「案件別」で使い分ける

「マスタ」と「案件別」で使い分け
様々なテーマでメディアにアプローチをしている方は、「マスタ」とは別に、「案件別」メディアリストの運用をオススメしています。

「マスタ」には、すべてのメディアリストを記載し、「案件別」にはアプローチテーマにあったメディアだけを抽出しリスト化します。

案件別メディアリストの必須項目は以下です。

・媒体名
・氏名
・メールアドレス
・電話
☆反応

☆(メディアからの)反応

大事なのが、このメディアからの「反応」です。プレスリリースや企画書を元に電話やメールなどでフォローした際、どういったフィードバックをいただいたか記載しておくのです。例えば、毎年「バレンタインデー」に絡めた情報提供をするとします。1年前にメディアからどういった反応をもらったかを元にPR企画を立案し、アプローチしたほうが取材や掲載の確度が高まりますよね。

ただ、こういった詳細までマスタで管理すると使い勝手が悪くなってしまうので、案件別メディアリストで管理するのがオススメです。

我々PRコンサルタントも、広報のPDCAを回すために、この「反応」を非常に重視し、しっかり残しています。

オンライン取材時代の注意点

オンライン取材
コロナ禍で、メディアへの訪問もしづらくなり、取材もオンラインで完結することも多くなっているのではないでしょうか。そうすると名刺交換をする機会がなくなるため、メディアリストのアップデートを忘れがちになってしまうことも思います。

しかし、広報にとってメディアリストは一番の財産といっても過言ではありません!
「あとからメール検索すればいいか…」と思う方もいるかもしれませんが、それではただの連絡先一覧で、財産にはなっていません。

メディアリストを財産にするためには、上記のような形でしっかり必要な情報をまとめておくことが重要です。

定期的なメンテナンス

メンテナンスは重要
メディアリストは作ったら終わりというものではありません。

なぜなら、新聞記者は1年~数年で部署異動がありますし、テレビも年に数回改編があり番組が終了したり新番組が始まります。その都度更新しないと、あっという間に使えないリストになってしまいます。小まめに更新するのがベストですが、難しい方は春と秋、年2回は見直しましょう。

※メディア個人の異動や退職が判明した際は、すぐにメディアリストを更新しましょう!

効率的にメディアリストを増やす方法

メディアリストを増やす方法
広報は一人、多くても3名程度で業務を回しており、メディアの新規開拓に時間を避けないというお声をよく聞きます。少ないマンパワーで効率良くメディアリストを増やすためにはいくつかの方法があります。

①PR会社に依頼する

PR会社は様々なメディアとのリレーションを持っています。
ある程度の予算をかけられるようであれば、PR会社に依頼し、自社のターゲットとなるメディアにアプローチをしてもらい、メディアとの接点を強化していくという方法もあります。

予算やPR会社にもよりますが、メディア訪問への同席ができる場合もあります。

②『マスコミリスト』を活用する

あまり予算はかけられないから、できるだけ自社で広報業務を簡潔させたいという場合、マスコミの連絡先やアプローチのコツが書かれたマスコミリストを購入する方法もあります。

このリストを活用し、直接メディアに対し情報提供をすることができますし、これをきっかけにメディアが興味を持ってくれれば、記者やディレクター個人と直接やり取りをすることもできるようになり、自社のメディアリストが充実していきます。

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まとめ

まとめ
いかがでしたでしょうか。
具体的なメディアリストの項目も挙げさせていただきましたが、自社に合わせカスタマイズし、「財産」といえるメディアリストを構築してください!

株式会社コミュニケーションデザイン PRコンサルタント

【ニックネーム】 おみみにアニマル
【PR歴】
2007年 PR会社コミュニケーションデザイン入社。10年間以上、PRコンサルタント&責任者として、ベンチャーから上場企業まで、様々な業種・規模感の企業広報を担当。
【これまで担当した業界】
オリンピック競技/選手のPR、会員制スポーツクラブ、食品メーカー、ホテル、旅館、金融(ネット銀行、証券会社) 、IT(アプリ開発、システム開発等)、人材研修、教育、化粧品メーカー、外資系企業(損保、調査会社等)等。担当実績の8割以上が年間を通してブランディングや認知向上を図る「リテーナー」クライアント。最長で10年間、広報業務をお手伝いをしたクライアントも。
【得意領域】
PR戦略立案、PR切り口の考案、人物リリース(魅力の引き出しや取材したくなる資料作成)、クライアント企業内での広報体制の構築
【趣味】
ものづくり! 何かを作っているときは集中力がMAXに★
【その他】
色々な業界や企業規模の会社の広報をお手伝いしてきたので何かお困りのことがありましたら、お気軽にご相談ください!お役に立てることがあると思います。