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【広報初心者向け】超基本!プレスリリースを書く上で知っておくべきポイント3つ

みなさん、こんにちは。今年も気づけば3月に入りましたね。今年は暖冬ではありますが、最近は寒暖差が激しい日が続きますので、体調にはくれぐれもお気を付けてお過ごし下さい。

今回は広報に異動になったばかりの方や、広報業務初心者の方に向けに、基本的なプレスリリースの作成ついてお伝えします。プレスリリースとは何か、そして実際に執筆していくうえで気を付けたいポイントをご紹介します。

そもそもプレスリリースとはどんな資料?

プレスリリースとは、テレビ・新聞、webなどメディアに、自社の情報を知ってもらう基本的な資料です。新商品発売開始、新サービスの開始、新店舗開店、ある地域での初めてのサービス開始など新しい情報を発信するのに使用し、メディアはプレスリリースを読んで取材するかどうかを決めます。プレスリリースはメディア向けの資料なので客観的に事実を簡潔に記載する必要があります。

例えば、どれだけ自社のサービスを「すごい!」と思っていても、そのまま主観的に書くのはNGです。誰が読んでもその「すごさ」が伝わるように、データなどエビデンスとなる事柄を用いて説明する必要があります。

実践ポイント①なによりも重要なのは【タイトル】、時間をかけてじっくり考えよう!

プレスリリースを作成するにあたり最も重要なのはメインタイトルです。メディアには1日に大量のプレスリリースが届き、全てに目を通している時間はありません。ですので、いかにキャッチーなタイトルをつけて、メディアに興味を持ってもらえるかが重要です。

また、キャッチーさだけではなく、1~3行のタイトルを読んだだけでそのプレスリリースの全体像が伝わるように工夫する必要もあります。新サービスの発売開始なのか、リニューアルなのか、取り組みの開始なのか、、、、発信したい情報が短い文章で効率的に伝わるように考えることが重要です。

実践ポイント②本文は逆ピラミッド型、伝えたい要素は上に!

実践ポイント①でもご説明しましたが、メディアはプレスリリースを上から下までじっくり目を通している時間がありません。ですので、プレスリリース本文の構成は逆ピラミッド式に、先に重要な情報を記載することが重要です。

例えば、何かを発表するにあたり、盛り込みたい内容として、それを発表する経緯や開発のストーリーなどもあると思います。しかし、プレスリリースに記載する情報として最も重要なのはいつ・どこで・何を・どのように発表するのかという部分。まずはこういった事実を記載したうえで、ストーリーなどを盛り込んでいくとメディアにとって分かりやすい資料になります。

実践ポイント③グラフや画像も盛り込んで、バランス良く!

プレスリリースは見た目のバランスも重要な要素です。伝えたい内容は盛りだくさんかと思いますが、全体を文字だけで埋めてしまうと読み手に負担がかかることもあります。本文は必要に応じて各項目にサブタイトルなどをつけ分かりやすくまとめ、写真や図表を盛り込んで全体像も目を引く内容にすると良いでしょう。

また、全体のバランスをとり、より分かりやすい資料とするために、文章をつめすぎない、箇条書きを入れるといった手段も有効です。

まとめ

いかがでしたでしょうか。ポイントを3つご紹介させて頂きましたが、共通して重要なことは「メディア目線」で考えることです。
主観的にならず、メディアの人が見た時どう思うか?を常に考えて作成できればメディアの方の興味をひきやすいプレスリリースに仕上がります。また、メディア目線を養うためには、メディアを勉強することも欠かせません。全国紙ではどのような記事が出ているのか、テレビでの報道のされ方、webや専門媒体であればどんな記事が出ているのか、などを把握したうえで、自社が取材されるとしたらどのような取材内容になるのかを事前に想定し、プレスリリースを作成することが重要です。