広報のプロが実践している「ニュースレター／企画書」の活用法

広報担当者にとってメディアに情報発信する際の手段として挙げられる公式文書は「プレスリリース」ですが、それと同じくらい効果的な手法が存在します。

それが「ニュースレター／企画書」です。

広報担当者の方やPRのプロたちは、これをプレスリリース同様に重要視し、メディア露出につながるアプローチを行っています。今回、誰にでも出来るニュースレターの活用法を紹介させていただきます。

ニュースレター／企画書とは

ニュースレターは、メディア関係者向けに送る資料で、「企画書」「報道資料」「コンテンツ資料」などとも呼ばれます。
プレスリリースとは異なり、新規情報がない場合でも配信できるので、メディア担当者に対し「ネタや企画を提案する資料」として機能するものです。

プレスリリースとの違いは？

プレスリリースと同様にメディア関係者向けの情報提供を目的としていますが、内容の制約が異なります。プレスリリースでは企業情報の一部が求められ、新規性が必要とされる一方で、ニュースレターにはそのような制約がありません。
他社の情報も取り入れるなど、メディア関係者が興味関心をいただきやすい内容で資料を作成することが可能です。

メリット

世の中の流れや季節のネタの中に、自社の製品情報や類似製品のサービスなどを絡めた内容であれば、メディア関係者にとってはトレンドを知るために役立つ参考資料となるので、その情報が基となって取材・掲載を獲得できる可能性が生まれます。
また、ネタ作りの参考情報としても位置づけられるため、TVや新聞、ウェブ媒体、雑誌など、あらゆるメディアに対して有効になります。

ニュースレター／企画書の書き方とポイント

すでにプレスリリースとして配信されている情報に関連した追加情報（豆知識、季節・業界の動向、周辺・補足情報など）も有益な情報になります。新規情報に乏しい内容であっても、トピックスや切り口に工夫があれば、問題ありません。

ニュースレターの内容には決まりやルールはなく、多様な形式・内容で作成することができます。

Point① 注力するテーマを絞り込む

プレスリリースと異なり、新製品情報のような特性が求められない代わりに、企画や内容の質が重要になります。例えば、「●●業界に新たな潮流　第2次○○ブーム到来！」など、
興味を引きやすいタイトルや内容を考え、関連情報を整理して作成すると良いです。

Point② 法改正などを背景に、「今」の社会時勢を前提として書く

世の中の社会問題として取り上げられている（もしくは、取り上げられるであろう）内容や時節のタイミングに合わせることで、ニュースレターが瞬発的な力を発揮することも可能になります。例えば、法改正のタイミングなどを見計らって作成すると有効な情報源になります。

Point③ テレビの報道・情報系番組には「画づくり」が出来ること強調する

商品や店舗、サービスに関する情報などは「今、ちまたではこんな事象が起きている」と俯瞰的に位置づけ、トレンド感を巧みに盛り込むことが大切です。特にテレビ番組向けには「文字情報」よりも、「画になる情報」がキモになるので、撮影できる具体的な材料（どこで何が取れるのかという要素）などを揃え、分かりやすく強調することが重要になります。

自社の宣伝色を抑えることも大事

ニュースレターの構成要素として大切なことは、自社の情報だけでなく、他社情報を含めることで客観的な視点から構成し、宣伝色を抑える工夫を施すことです。訴求したい自社のサービスや企業情報に加えて、類似サービスや他社の商品情報なども併せて記載し、極端に宣伝色を出さないようにすることが、資料自体に客観性を持たせる意味でも大切な要素になります。

今まで、あまり「ニュースレター／企画書」を活用してこなかった方は、プレスリリース以外にも使える重要な武器として活用することをお勧めします。