広報塾

PRイベントを行う時に気を付ける4つのポイント

みなさん、こんにちは。
1月中旬が過ぎて、まだまだ寒さが続きますね。インフルエンザが流行る時期でもありますので、みなさんも体には気を付けてください。

年が明けて仕事もいつも通りのペースに戻りつつあります。今年の年間スケジュールを立てていく中で注目したいのがPRイベントです。新しい商品の記者発表会やセミナーなど企業は露出を目的として様々なPRイベントを企画します。

最近そんなPRイベントのお手伝いをする業務が増え、今回はPRイベントを行うときに考えるべきポイントをいくつか紹介します

PRイベントを行うときに考えるべきポイント

PRイベントと言うと、テレビでよくみる何百人もの記者が集まる記者発表会をイメージするかもしれませんが、すべてがこんな大規模なものではありません

もう少し小規模なセミナーやプレゼンテーションを行い、メディアを誘致して露出につなげる方法など様々あります。

具体的な例として、現在担当している自動車メーカーは試乗会イベントを定期的に企画しています。試乗会は基本的に自動車メディアの方に試乗していただくので、車の台数の制限もあり、少人数でしか行うことができません。ですが、このようなPRイベントで商品を体験していただくことによって、雑誌などでの露出につながります。

・PRイベント会場を決めるポイント

会場を選定する際、ロケーションやイベントの規模にあった会場の広さを考えるのはあたりまえですね。新聞・雑誌・テレビなどのメディアを呼ぶPRイベントとなると、写真や動画撮影は必須!

どこでどのように撮影が可能か、どういう見え方になるか想像する必要があります

以前、あるスタジオの下見に行ったのですが、白い壁があまり綺麗ではなかったことと、照明が薄暗く、利用するとしたら照明の追加発注が必要となり、費用が掛かりすぎてしまうとのことで、別の場所を選んだことがあります。

また、PRイベントのコンテンツに関連する会場を選ぶのも重要です。例えば、発表する商品がラグジュアリーなものでしたら、ラグジュアリーな演出が可能な会場を選べばメディアの記憶にも残るでしょう。

・PRイベントのタイミングを考えよう!

会場を決めると同時にいつPRイベントを実施するか考える必要があります。実はこのタイミングによって露出量が大幅に変わる可能性があるのです

例えば、雑誌は情報提供をしてから2~3ヶ月後の掲載が目安です。季節と関係するPRイベント企画の場合、それぞれの雑誌の校了日・発売日などを確認してスケジュールを組みましょう。

編集者やライターが時間を取れないと取材は始まらないですし、取材したところで冬ネタが春に掲載されても影響力がなくなってしまいます。

・PRイベントの規模に伴ったメディア誘致の方法

場所・日時・内容などPRイベントの詳細が確定したらメディアに案内状を送り、アプローチを開始します。

発表会のような大きなPRイベントにはなるべく多くのメディアに参加していただきたいため、案内状を一斉送信してから電話でフォローする方法がベストだと思います。

一方、人数に制限があるPRイベントの場合、同じ方法では想定以上に参加申し込みがあると、お断りの連絡が必要となり、メディアの方にご迷惑をかけてしまうことになります。招待したい媒体に優先順位をつけて、タイミングを見計らいながらアプローチを行いましょう

・PRイベント出席者のリスト管理

イベント終了後は、どの媒体の誰が出席したのかリストで管理していきましょう。対象企業別のメディアリストと一元管理していけば、どの媒体がどのPRイベントに参加していただいたのか一目で把握できます。
持続的なリレーションを作っていく上で大変役立つ情報となるでしょう。

いかがでしたか?

PRイベントを企画実行するにはたくさんの人の協力が必要です。
弊社では様々な業態の企業様と蜜なコミュニケーションを取り、PR施策を提案・実施しております。詳しく聞きたい方は是非お問い合わせください。