広報塾

正しいメディアキャラバン=有力なPRパーソンへの近道!

こんにちは。
今回は、実際にアプローチ媒体の担当者のもとへ訪問して情報提供等を行う、メディアキャラバンについてのポイントをご紹介します。

①訪問する前に、抑えておくべきポイント

訪問目的の伝え方

訪問のアポイントをとる上で、特に初めての訪問先やこれまで接点のない新たなメディア担当者の場合、ストレートに情報提供したいので伺わせて頂きたいという旨を出すと、FAX等で送ってくれればOKという返答をもらってしまう恐れがあります。

そこで、「ぜひ一度ご挨拶に伺わせて頂きたい」というように、より誠意が感じられる依頼の仕方にすることで、ビジネスマナーとしても適っており承諾して頂けやすくなります。

所要時間は、短めに打診する

記者、編集者は取材等で現場に出ていることが多く、忙しいのが前提です。アポイントを取る際に、予め所要時間を伝えるときは、予定より短めに設定しておくことをおススメします。

というのも、多忙な方にとっては、一定時間拘束される際、短時間を提示された方が気持ち的にも余裕が生まれ、それ位ならと調整して頂けやすくなります。また、実際に面会した際にも、はじめに「お時間、大丈夫でしょうか」など、断りを入れ相手の反応を確認することも重要です。

返答次第で、簡潔に話した方が良い場合、または、少し時間をかけて話すことができるなど、判断した上で進める方が、有意義な時間にすることができます。

訪問先の媒体の特徴を理解しておく

メディアアプローチと同様に、メディアキャラバンの際も訪問先の研究(過去に取り上げた掲載例など)は必ず行ったうえで実施してください。

アポイントをとることが第一優先となってしまい、媒体研究を怠ってしまっては、当日スムーズに進行できないどころか、メディアの担当者からの信用も失ってしま恐れがあります。メディア担当者も、こちらが理解している前提で面会して頂いているという前提でいることを忘れないで下さい。

②“情報交換の場”として、貴重な機会を活かす

メディアキャラバンの最終的な目的は、メディア露出に繋げるために情報提供をするということに間違いありません。しかし、どうしても取材獲得につなげたいという想いから、一方的な提供の場として費やしてしまうのは勿体ないです。

せっかく、メディアの担当者が目の前にいるわけですので、メディアの欲している情報、今後の予定している企画テーマ等、メディア側の最新情報を直接伺える貴重な機会として、ぜひ情報交換を行ってください。

③訪問後も誠意をもった対応を!

訪問が実現できたからと言って満足してはいけません。面会後のお礼メールなど、訪問後の対応もしっかり行うことが大事なポイントです。

例え、取材獲得に繋がらなかった場合でも、これを機に構築できた関係を活かして、定期的にメディアの欲している情報の提供を継続していれば、信頼関係の強化につながります。メディア担当者より信頼される人間になってこそ、取材獲得に向けた大きな一歩であり、その人脈が多いほど、有力なPRパーソンと言えます。

まとめ

以上のことが、メディアキャラバンを行う上での心掛けているポイントになります。
ぜひ、参考にして頂き、PR業務の成果に繋げてください!

【ニックネーム】ふじっ虎(ふじっこ)
【これまで担当した業界】出版、レジャー、自動車
【趣味】ドライブ、スノーボード、フットサル、芸術鑑賞(ライブ、美術展)、猫と遊ぶ
【プチ自慢】プロOBチームとのフットサル大会の試合で、チームで唯一得点をあげたこと。