広報・PRは内製と外注どちらがよい？メリット・費用・判断基準を徹底解説

「広報担当者を採用して社内で対応すべきか、それともPR会社に外注すべきか」。広報・PR活動を強化しようと考えたとき、多くの企業が直面する課題です。

社内で広報を内製化すれば、自社への理解を生かして迅速に情報発信できる一方、担当者の経験や時間が不足すると、十分な成果につながらないことがあります。

一方、PR会社に外注すれば、専門的な知見やメディアリレーションを活用できますが、費用や社内との連携方法を検討する必要があります。

重要なのは、内製か外注かという二者択一ではなく、自社の目的・体制・予算に合った役割分担を設計することです。

本記事では、PR会社の実務視点から、広報の内製化と外注の違い、メリット・デメリット、費用の考え方、失敗を防ぐ判断基準を解説します。

1. 広報・PRの内製化と外注は何が違うのか？

広報の内製化とは、広報戦略の立案、社内情報の収集、プレスリリース作成、メディア対応などを、主として自社の社員が担当する体制です。

これに対し、外注とは、こうした業務の全部または一部をPR会社や外部の専門家へ委託することを指します。

両者の特徴を整理すると、次のようになります。

どちらが優れているというわけではありません。企業規模や広報活動の目的によって、最適な体制は変わります。

2. 広報を内製化する3つのメリット

① 自社の情報や経営方針を理解している

社内の広報担当者は、商品の開発背景、経営者の考え、社員の取り組みなど、企業の内側にある情報を把握しやすい立場にあります。

日常的に現場と接しているからこそ、新しい取り組みや顧客ニーズの変化を早期に見つけ、広報の企画につなげられる可能性があります。

② 社内調整と情報発信を迅速に進められる

広報活動では、経営者や事業部門との確認が必要になる場面が少なくありません。

社内に担当者がいれば、関係部署と直接コミュニケーションを取りながら、情報の収集や発信準備を進められます。

特に、新商品の発表や急な問い合わせへの対応では、社内との連携のしやすさが強みになります。

③ 広報の知識と経験を社内資産として蓄積できる

プレスリリースの作成経験、メディアからの質問、取材対応のノウハウなどは、継続的に記録・共有することで、企業の知的資産になります。

担当者個人の経験だけで終わらせず、社内の共通ノウハウとして蓄積することが大切です。

3. 広報の内製化で起こりやすい3つの課題

① 兼任業務で広報活動が後回しになる

広報担当者が営業、総務、採用などを兼任している企業では、日々の業務に追われ、能動的な広報活動に時間を割けないことがあります。

実際に、社内の情報収集や関係部署との調整が十分に進まず、情報発信が停滞しているという悩みも見受けられます。

広報活動を継続するには、担当者の役割と活動時間を明確にする必要があります。

② 自社目線の情報発信になりやすい

自社の商品やサービスについて詳しいことは強みですが、その反面、社内で重要だと思う情報と、記者や生活者が関心を持つ情報が一致しない場合があります。

例えば「新サービスを発売しました」という発表だけでは、メディアに取り上げてもらう理由として十分でないことがあります。

そのサービスが社会課題や消費者の変化とどのようにつながるのか、第三者の視点で考えることが必要です。

③ メディアとの関係構築が続かない

メディアリレーションは、記者に一度メールを送れば完成するものではありません。

媒体ごとの関心領域を理解し、継続的に価値のある情報を提供する取り組みが求められます。

担当者の時間や経験が不足していると、プレスリリースの配信だけで活動が終わり、取材機会を十分に広げられない場合があります。

記者・編集者との関係構築については、メディアリレーションの基本を解説した記事も参考にしてください。

4. PR会社に外注する3つのメリット

① メディアの視点から情報を再構成できる

PR会社を活用するメリットの一つは、企業の発信したい情報を、メディアが関心を持つ企画へと整理する専門的な視点を取り入れられることです。

企業の強みをそのまま説明するのではなく、社会的な背景、消費者の関心、業界動向などと結び付け、ニュースとしての価値を検討します。

このような情報の「翻訳力」は、PR活動における重要な専門性です。

② メディア対応の知見や経験を活用できる

媒体によって、必要とされる情報、取材の進め方、企画を提案する時期は異なります。

外部のPR専門家に相談することで、媒体選定、企画提案、記者とのコミュニケーション、取材準備などについて、経験に基づく支援を受けられます。

ただし、PR会社に依頼したからといって、メディア掲載やテレビ出演が保証されるわけではありません。最終的な掲載判断はメディア側が行います。

③ 社内だけでは不足する専門機能を補える

広報戦略の立案、メディア向け企画書の作成、経営者のブランディング、効果測定などには、それぞれ異なる知識が求められます。

すべてを一人の広報担当者が担うのは難しい場合があります。

必要な専門機能を外部に委託することで、社内の担当者は情報収集や経営陣との連携など、自社でしかできない仕事に集中しやすくなります。

5. PR会社への外注で注意したい3つのこと

① 依頼する目的を具体的にする

「知名度を上げたい」という目的だけでは、何を成果とするべきかが曖昧になりがちです。

例えば、指名検索の増加、問い合わせ獲得、採用候補者への認知、経営者の専門性の発信など、広報活動を通じて目指す変化を明確にすることが重要です。

② 丸投げせず、社内の責任者を決める

外注しても、社内情報の収集、商品に関する事実確認、経営方針の共有などは企業側の協力が欠かせません。

広報活動がうまく進まないケースでは、PR会社と企業の間で連絡が滞ったり、誰が最終判断するのか決まっていなかったりすることがあります。

社内の窓口担当者と意思決定者を明確にしておくことが大切です。

③ 活動内容と報告方法を契約前に確認する

同じ「PR支援」でも、戦略立案のみを行う契約と、メディアアプローチや取材対応まで担当する契約では、提供内容が異なります。

契約前に、具体的な業務範囲、定例会議、報告内容、成果の評価方法、契約期間などを確認しましょう。

メディア掲載件数だけでなく、適切な媒体への情報提供や、問い合わせへの貢献なども含めて評価することをおすすめします。

6. 広報の外注費用はどれくらい？予算の考え方

広報・PRの外注費用は、依頼する業務や契約範囲によって大きく変わります。

例えば、プレスリリースの原稿作成だけを単発で依頼する場合と、年間を通じて広報戦略の立案からメディア対応まで委託する場合では、必要な予算が異なります。

継続的なPR支援では月額数十万円規模の契約も見られますが、これをすべてのPR会社に共通する相場と考えるべきではありません。

見積もりを比較するときは、金額だけでなく、以下の内容も確認してください。

• 戦略立案や定例会議が含まれるか
• プレスリリース・企画書の制作本数や修正範囲
• メディアアプローチと取材対応の範囲
• 調査、撮影、イベントなどの実費の扱い
• レポート作成と効果測定の内容
• 社内担当者に必要な作業時間

また、内製化にも人件費、採用費、教育費、ツール費用などがかかります。

「外注費が発生するから内製の方が安い」と単純に比較せず、活動に必要な社内外の総コストで判断することが重要です。

7. 内製と外注を組み合わせる「ハイブリッド型」も有効

広報体制を考える際には、すべてを内製するか、すべてを外注するかという二者択一にする必要はありません。

例えば、次のように役割を分担できます。

これはあくまで一例です。社内に経験豊富な広報担当者がいる場合は、企画立案やメディア対応を内製し、データ分析や専門コンテンツの制作だけを外注する方法も考えられます。

重要なのは、各業務の担当者を決めるだけでなく、成果物の確認者、期限、承認の流れまで整理することです。

自社で広報を始めるための準備については、自社で広報を始める際にまずやるべき3つのことでも解説しています。

8. 自社に適した広報体制を決める5つの判断基準

最後に、自社の広報体制を検討する際に確認したい5つの判断基準を紹介します。

5つの項目を確認したうえで、次のように考えると判断しやすくなります。

内製が適しているケース

社内に広報経験者がいて、情報収集と発信を継続できる体制が整っている企業です。日常的な情報発信や社内コミュニケーションを中心に活動する場合も、内製の強みを生かしやすいでしょう。

外注が適しているケース

メディア露出の拡大など明確な目標がある一方、社内に経験や対応時間が不足している企業です。専門性の高いメディアアプローチや戦略設計を強化したい場合にも適しています。

ハイブリッド型が適しているケース

社内に広報の窓口や担当者がいるものの、企画立案やメディア対応など一部の機能を補強したい企業です。社内の知識を蓄積しながら、外部の専門性を活用できます。

9. 広報体制を決めた後に実施したいこと

内製・外注・ハイブリッド型のいずれを選ぶ場合でも、体制づくりだけで終わらせないことが重要です。

まずは3か月程度の活動計画を作り、発信するテーマ、必要な素材、担当者、評価指標を決めましょう。

例えば、次のような流れです。

1. 広報目的と対象読者・媒体を明確にする
2. 社内から発信可能な情報を洗い出す
3. PR企画と情報発信の予定を決める
4. プレスリリースやメディア向け資料を準備する
5. 活動状況と反応を確認し、改善する

アクセス数やメディア掲載件数だけでなく、問い合わせ数、指名検索、営業現場での反応など、事業目的に応じた成果も確認していくことが大切です。

また、メディア掲載を実現した場合には、その情報を公式サイトに適切に整理し、専門性や実績を伝える情報資産として活用することも検討しましょう。

まとめ｜広報の内製と外注は、自社の目的に合わせて選ぶ

広報・PRを内製化する最大の強みは、自社の事業や経営方針を理解したうえで継続的に活動できることです。

一方、PR会社への外注には、専門的な知見やメディアの視点を取り入れ、不足する機能を補えるという利点があります。

どちらか一方にこだわる必要はありません。社内で担うべき業務を明確にし、必要な部分に外部の力を取り入れることも有効です。

重要なのは、広報活動を通じて何を実現したいのかを明確にし、その目的に適した体制を構築することです。

なお、広報担当者が兼任で活動する際の課題については、「広報は片手間ではできません」というテーマの記事も参考になります。

広報・PRの体制づくりでお悩みの方へ

株式会社コミュニケーションデザインでは、企業・経営者・専門家の広報戦略、メディアプロモート、情報発信などを支援しています。

「社内に広報担当者がいない」「内製と外注の役割分担を相談したい」「メディアへの情報発信を強化したい」とお考えの方は、まずは現在の課題をお聞かせください。