広報活動は何から始める？初心者が最初にやるべき3つのステップ

「広報活動を始めたいけれど、何から手をつければよいかわからない」「プレスリリースを書けば、メディアに取り上げてもらえるのだろうか」――このような疑問を持つ経営者や広報担当者は少なくありません。

特に、これまで専任の広報担当者がいなかった企業では、社内の情報をどのように集め、どんな資料を作り、どのメディアにアプローチすればよいのか、判断が難しいものです。

しかし、広報活動は必ずしも大きな予算や専任部署がなければ始められないわけではありません。

重要なのは、「情報を集める」「伝わる資料を作る」「適切な相手に届ける」という3つのステップを順番に実行することです。

本記事では、自社で広報・PR活動を始めたい企業に向けて、最初に取り組むべき3つのステップを具体的に解説します。広報初心者が最初の30日間で実践できる行動計画も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

広報活動とは？最初に知っておきたい基本

広報・PR活動とは、企業や組織がステークホルダーとの良好な関係を築くために行うコミュニケーション活動です。

対象となるのは、顧客だけではありません。取引先、社員、求職者、メディア、地域社会など、企業に関係するさまざまな人々が含まれます。

広報には、例えば次のような役割があります。

• 企業や商品・サービスへの理解を深めてもらう
• 経営者や社員の考え、専門性を伝える
• メディアを通じて社会に有益な情報を提供する
• 採用や企業ブランディングにつながる情報を発信する
• 誤解や風評が生じた際に、正確な情報を伝える

広報活動というと、プレスリリースの配信や新聞・テレビへの掲載をイメージする方が多いかもしれません。

もちろん、メディアへの情報提供は重要です。しかし、広報の目的は単にメディア掲載件数を増やすことではありません。

誰に、何を理解してもらい、どのような関係を築きたいのか。この目的を明確にしたうえで、活動を組み立てることが重要です。

STEP1. 社内の情報を集め、ニュースになる「ネタ」を見つける

広報活動を始める際、最初に取り組むべきなのが、社内にある情報の棚卸しです。

どれだけ文章を書く技術やメディアとの関係があっても、発信する情報がなければ広報活動を継続することはできません。

まずは、自社の中にどのような情報があるのかを整理しましょう。

① 社内の情報を幅広く洗い出す

例えば、次のような情報が広報の企画につながる可能性があります。

• 新商品・新サービスの開発背景
• 経営者が起業した理由や事業への思い
• 自社独自の技術や製造方法
• 社員が実践している特徴的な仕事術
• お客様の課題を解決した具体的な取り組み
• 業界や地域社会の課題に対応する活動
• 自社で蓄積している調査データや実績
• 長年続けている独自の制度や取り組み

特に中小企業では、「自社にはニュースになるような情報がない」と考えている場合があります。

しかし、社内では当たり前と思われている取り組みが、社外の人にとっては興味深い情報であることも少なくありません。

例えば、社員の離職を防ぐために独自の制度を導入していたり、特定の技術に長年取り組んでいたりする企業は、その背景や成果を整理することで、取材企画の候補になる可能性があります。

② 社内の情報を社会や読者の関心と結び付ける

情報を集めたら、次に考えるのは「なぜ、その情報を今、社会に伝える必要があるのか」ということです。

メディアは企業の宣伝を行うために存在しているわけではありません。読者や視聴者にとって価値のある情報を届けることが重要な役割です。

例えば、食品メーカーが新商品を発売する場合、単に新商品を発表するだけでなく、消費者の生活習慣の変化や、新たな食のニーズと関連付ける方法があります。

また、人材育成に取り組む企業であれば、人手不足や働き方の変化といった社会的な課題を背景に、独自の取り組みを紹介できるかもしれません。

ただし、社会のトレンドに無理やり結び付けたり、根拠のない「業界初」「日本一」などの表現を使用したりすることは避けるべきです。

事実に基づいて、自社の情報が社会にどのような意味を持つのかを整理しましょう。

③ 社内から継続的に情報が集まる仕組みをつくる

広報担当者が一人で社内の情報を探し続けるのには限界があります。

そこでおすすめしたいのが、各部署から定期的に情報を集める仕組みをつくることです。

例えば、次のような方法があります。

• 月1回、各部署の担当者から新しい取り組みを報告してもらう
• 新商品や新サービスの企画段階で広報担当者に情報を共有する
• 営業部門から顧客の課題や市場の変化をヒアリングする
• 経営者との定例ミーティングで発信テーマを確認する
• 社内の情報共有ツールに広報ネタの投稿窓口を設ける

広報担当者だけでニュースを探すのではなく、社員全員が広報の情報源となる体制を目指しましょう。

STEP2. 情報の特性に合わせて広報資料を作成する

発信する情報が決まったら、次に取り組むのが広報資料の作成です。

ここで注意したいのが、すべての情報をプレスリリースにすればよいわけではないという点です。

発信するテーマやメディアへの提案方法によって、適した資料は異なります。

① プレスリリース｜新しい事実をニュースとして伝える

プレスリリースは、新商品や新サービスの発表、新たな取り組み、調査結果、イベント開催など、ニュース性のある事実をメディアに知らせるための資料です。

基本的には、次の情報を整理します。

• 誰が、何を発表するのか
• いつ、どこで実施するのか
• なぜ、その取り組みを行うのか
• どのような特徴や新規性があるのか
• 数字やデータなどの客観的な根拠はあるか
• 取材や問い合わせに対応する窓口はどこか

重要なのは、自社が伝えたい情報を並べるのではなく、記者や編集者がニュースとしての価値を判断しやすい構成にすることです。

② プロフィールシート｜経営者や専門家の強みを伝える

経営者や専門家の考え方、経歴、専門分野などを伝えたい場合には、プロフィールシートが有効です。

プロフィールシートには、例えば次の情報をまとめます。

• 氏名・役職・専門分野
• これまでの経歴
• 主な実績とその根拠
• 専門的にコメントできるテーマ
• 独自の経験や考え方
• 提供可能な写真・取材対応方法

例えば、経営者自身に独自の経験や事業哲学がある場合、企業の発表内容とは別に、人物インタビューや専門家コメントの企画として提案することが考えられます。

このように、企業のニュースだけでなく、経営者や社員の専門性を伝えることも広報活動の重要な役割です。

③ ファクトシート｜商品やサービスの背景を説明する

ファクトシートは、商品・サービスや業界の状況について、記者が事実関係を理解しやすいように整理した資料です。

例えば、次の内容をまとめます。

• 商品・サービスの概要
• 開発背景と解決したい課題
• 主な機能や特徴
• 利用対象や利用場面
• 実績・調査結果・比較データ
• 関連する業界動向

競合商品との比較を行う場合は、比較条件を明確にし、根拠を確認できる形にしておくことが重要です。

ファクトシートがあれば、記者が追加取材を検討する際にも、必要な情報を確認しやすくなります。

3種類の資料はどう使い分ける？

それぞれを単独で使用することもあれば、組み合わせてメディアに提供することもあります。

最初からすべての資料を作り込む必要はありません。発信するテーマに合わせ、必要な資料から準備しましょう。

STEP3. 自社に合ったメディアを選んでアプローチする

広報資料が完成したら、次はメディアへの情報提供です。

ここでも重要なのは、できるだけ多くの媒体に情報を送ることではなく、その情報に関心を持つ可能性のある媒体を選ぶことです。

① メディアリストを作成する

まず、自社の商品・サービスや発信テーマに合ったメディアを調べます。

例えば、次のような分類で候補を整理できます。

• 新聞・通信社
• テレビ・ラジオ
• ビジネス・経済メディア
• 業界専門メディア
• 生活情報・ライフスタイルメディア
• 地域メディア

媒体によって、主な読者や扱うテーマ、ニュースに求める要素は異なります。

例えば、企業向けのシステムを提供する会社であれば、ビジネスメディアやIT専門メディアが候補になります。一方、一般消費者向けの商品であれば、生活情報メディアなどが適している場合があります。

最初は10〜20媒体程度を候補として調べ、関連する記事や担当分野を確認することから始めてもよいでしょう。

② 媒体ごとに情報の切り口を調整する

同じ商品や企業の取り組みでも、媒体によって関心を持つポイントは異なります。

例えば、新しい食品を発売する場合でも、経済メディアには市場の変化や事業戦略、生活情報メディアには利用者の悩みや日常生活での活用方法という切り口が考えられます。

そのため、一斉に同じ資料を送るだけでなく、媒体の読者にとって何が有益なのかを整理して提案することが重要です。

媒体ごとの関心領域を理解し、具体的な取材テーマとして提案できるかが、メディアアプローチの質を左右します。

③ 情報提供後の反応を記録し、次の企画に生かす

メディアへの情報提供は、資料を送った時点で終わりではありません。

情報提供日、送付内容、担当者からの反応、追加資料の依頼などを記録しておきましょう。

記事化されなかった場合でも、媒体に合っていなかったのか、ニュース性が不足していたのか、タイミングが適切でなかったのかを振り返ることが大切です。

ただし、返信がない記者や編集者に対して、同じ情報を繰り返し送付することは避けましょう。

相手の業務や関心に配慮しながら、継続的な関係構築を目指します。

詳しい方法については、メディアアプローチの実践方法を解説した記事も参考にしてください。

また、記者や編集者との信頼関係のつくり方については、メディアリレーションとは？記者・編集者との信頼関係を築く5つの方法で解説しています。

広報初心者が最初の30日間で取り組む実践計画

ここまでの3ステップを、実際の行動計画に落とし込んでみましょう。

以下は、広報活動を新たに始める企業向けの実践例です。自社の体制や業務量に合わせて調整してください。

1週目｜広報の目的と社内情報を整理する

• 広報活動の目的と対象読者を決める
• 経営者や各部署から発信できる情報を集める
• 情報をニュース性や読者への有用性で分類する
• 最初に発信するテーマを1つ選ぶ

2週目｜必要な広報資料を作成する

• 発信する情報に合った資料形式を選ぶ
• プレスリリースまたは企画資料の初稿を作る
• 正確な数字・写真・取材可能な人物を確認する
• 社内の承認を得る

3週目｜媒体を調査し、情報提供を始める

• 候補となるメディアを調べる
• 関連する記事や読者層を確認する
• 媒体に合った企画の切り口を整理する
• 適切な窓口へ情報提供する

4週目｜結果を振り返り、次の活動を決める

• 情報提供先と反応を記録する
• 関心を持たれたテーマや不足した情報を整理する
• 次回の広報企画を検討する
• 翌月の活動計画を作成する

最初の30日間の目標は、必ずしもメディア掲載を実現することではありません。

継続的に社内情報を集め、資料を作成し、適切なメディアに情報を届ける仕組みを構築することを第一の目標にしましょう。

広報活動を始める際によくある3つの失敗

① 発信する目的が曖昧なまま始める

「とにかくテレビに出たい」「新聞に載りたい」という目標だけでは、掲載後に何を成果として評価すべきかが曖昧になります。

広報活動を始める前に、誰に何を理解してもらいたいのかを明確にしましょう。

② プレスリリースの配信だけで活動を終える

プレスリリースは、広報活動における情報提供手段の一つです。

配信本数を増やしても、読者やメディアの関心に合っていなければ、取材につながるとは限りません。

資料の内容、媒体選定、企画の切り口を継続的に改善する必要があります。

③ 一人の担当者にすべてを任せる

広報活動には、社内情報の収集、経営者との調整、資料作成、メディア対応など、幅広い業務があります。

担当者一人にすべてを任せるのではなく、経営者や関係部署が協力する体制を整えることが重要です。

また、社内に専門的なノウハウが不足している場合には、一部の業務を外部のPR会社に相談する方法もあります。

広報活動の成果はどう評価する？

広報活動を始めたら、単にメディア掲載件数を数えるだけでなく、活動の目的に応じた指標を設定しましょう。

例えば、次のような指標が考えられます。

掲載後に指名検索や問い合わせが増えた場合でも、すべてを広報活動の成果と断定することはできません。広告やSNSなど、ほかの施策の影響も考慮しながら評価します。

また、新聞・テレビ・Webメディアへの掲載が実現した場合は、公式サイトで掲載実績を適切に紹介するなど、情報を蓄積することも重要です。

掲載情報の管理と活用については、クリッピングの方法とメディア掲載実績の活用を解説した記事も参考にしてください。

まとめ｜広報活動は「情報収集・資料作成・メディアアプローチ」から始める

初めて広報活動に取り組む場合、最初から高度なPR戦略や大規模な施策を実行する必要はありません。

まずは、次の3つのステップから始めましょう。

1. 社内の情報を集める：自社の強みや取り組みを洗い出し、社会や読者の関心と結び付ける
2. 広報資料を作成する：情報の特性に応じてプレスリリース、プロフィールシート、ファクトシートなどを使い分ける
3. メディアにアプローチする：読者や編集方針に合った媒体を選び、具体的な企画として情報提供する

そして、活動の結果を記録し、次の情報発信に生かすことが大切です。

広報活動で重要なのは、一度のメディア掲載で終わらせるのではなく、継続的に情報を発信できる体制をつくることです。

社内に広報担当者がいない場合や、メディアへのアプローチに課題を感じている場合には、外部のPR専門家の知見を活用することも選択肢となります。

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