広報活動でメディアにテレアポを行う際のコツ

皆さん今日もメディアリレーションしていますか？
コロナが蔓延する前までは、会社まで伺ってメディアの方と直接お話しするというようなこともできていましたが、メディアの方々もリモートワークで、会社に電話をしてもご出社されないことが増えるようになりました。

記者の方にお話しをできる機会が少なくなった今、いかに電話やインターネットを活用してコミュニケーションを取れるかがさらに重要になっています。

しかし、私が広報の仕事を始めて最初に大変だと思ったのはテレアポ。特にはじめは媒体のことも記者のこともコーナーのことも分からない中で取り組まなければならず、受話器を持って番号を入れる度に「あれ？何を話せばいいんだっけ？」と考えては受話器を戻すということを繰り返していました。

そこで今回は、広報活動でメディアの方に対してテレアポを行うことに慣れていない方に向けて書いていきたいと思います。

メディアリレーションにおけるテレアポとは？

企業広報ではPRTIMESなどのワイヤーサービスを活用してリリースを配信する機会があるでしょうが、やはり個別に取材をしてもらうためには、個々の記者や編集者との関係構築、すなわちメディアリレーションが必要です。

基本的にメディアには日々大量のリリースが届くため、よほどその記者の関心に引っ掛かるタイトルやリリースでない限りは、すべてに目を通し、返事をいただくことはありません。

情報を送ってもリアクションが無ければ、そのコミュニケーションは一方通行で、メディアリレーションというには不十分です。忙しい記者と１分でも２分でもリアクションをいただくには、やはり電話が強力なツールなのです。

テレアポで成果を出すために

リリースを送ったあと、緊張せず、成果が出せるテレアポができるようになる方法をいくつかまとめました。

①トークスクリプトを作る

限られた時間で相手に伝えたいことや聞きたいことを一度文章にします。文章にできないことは基本的に話せません。

その際、自分が何者なのか（身分）と何故電話したのか（結論）を始めに言います。自分が記者の立場だとして、締切に追われている中、知らない人から支離滅裂な話をされるというのは、嫌ではないでしょうか。台本を作ったら、この内容だとメディアの人がどう思うだろうかということを考えることもおすすめします。

②媒体研究をする

電話先はどんな媒体で、どんなことを発信しているのか、つまりは「この媒体はどういう情報が欲しいのか？」を知っておきましょう。逆に「この人は私たちの雑誌をちゃんと読んだのだろうか？」と思われると、聞いてもらえる話も聞いてもらえません。また、電話する時間帯も気を付けましょう。
新聞だと夕刊作業が終わる14時くらいまでと、朝刊作業で忙しくなるの16時以降は嫌がられます。かける時間帯や日付によって、編集部の人の反応は変わります。

自分がすごく忙しい時に電話がかかってきたらちょっと素っ気なくなりませんか？

③記者研究をする

媒体を読んでいると、記者や編集者の名前が書いてあることもあります。どんな記者にどのような内容の情報を送れば記事にしてくれそうか、リサーチする必要があります。可能であれば日経テレコンや各媒体のホームページを活用し、記者名で調べてみましょう。過去半年くらいの記事を読めば、その人の興味関心が何となくわかるようになります。

すると、実際に話す時に「まだ○○というキーワードに関心はありますか？」という話ができますし、「○○の記事面白かったです」というような感想をお伝えすることが出来ます。

自分が記者だとして、自分が頑張って書いた記事をしっかりと読んできてくれて嫌な気持ちになる人はそうはいないでしょう。

メディアにテレアポは泥臭く行動する

実は、成果を出している広報の方は泥臭く「行動」し続けています。
何度もメディアにコンタクトを取り続け、一歩ずつ前進していくことが一番大事になります。スマートに行動する必要はないのです。私自身、「広報は泥臭い仕事」と考え、腹を括ってコンタクトを取り続けたら、取材が決まった経験があります。

上手にやろうとせず、思い切って行動し続けるうちに、気がついたらPRパーソンとして成長しているのだと思います。
今日も泥臭く行動していきましょう！