電話でのメディアアプローチの話し方｜記者へのトーク例と3つのコツ

「プレスリリースを送った後、記者に電話してもよいのだろうか」「電話がつながったとして、何を話せばよいかわからない」。

広報・PR活動を始めたばかりの方にとって、新聞社やテレビ局、Webメディアの記者・編集者への電話は、緊張する仕事のひとつではないでしょうか。

電話でのメディアアプローチで重要なのは、自社の商品やサービスを一方的に説明することではありません。相手の媒体に合った取材テーマを考え、取材できる内容を短く伝え、記者・編集者の反応を聞くことです。

元記事では、電話アプローチの基本として、次の3つのポイントを紹介してきました。

1. 媒体に合わせて掲載・放送のイメージを考える
2. 取材によってどのような記事や映像ができるかを伝える
3. 簡潔に話し、相手の反応を聞く

本記事では、この3つのポイントを詳しく解説するとともに、電話をかける前の準備、実際のトーク例、反応別の対応、避けるべき行動まで紹介します。

なお、電話でのアプローチが適しているかどうかは、媒体の方針や担当者との関係によって異なります。メールや所定の情報提供フォームなどが指定されている場合は、その方法を優先してください。

1. メディアへの電話アプローチは必要？まず目的を整理する

メディアアプローチとは、新聞、テレビ、雑誌、Webメディアなどに対して、取材につながる情報や企画を提供する活動です。

方法には、メール、電話、記者との面談、記者発表会などがあります。

電話はその手段のひとつですが、プレスリリースを送った後に必ず電話をかけなければならないわけではありません。

電話の目的は「掲載のお願い」だけではない

電話で記者と話す際には、取材の検討をお願いするだけでなく、提供した情報が担当分野に合っているか、追加で必要な情報があるかを確認できる場合があります。

例えば、次のような目的が考えられます。

• すでに送付した情報の要点を簡潔に伝える
• 取材可能な人物や現場を案内する
• 媒体の関心に合う追加資料があることを伝える
• 別の担当部署が適切かを確認する
• 記者からの質問や関心を把握する

一方、相手が忙しい状況で長く説明したり、掲載の可否をその場で迫ったりすることは避けましょう。

電話の目的は、相手に情報を押し付けることではなく、取材を検討するための材料を適切に届けることです。

電話する前に、その媒体の情報提供方法を確認する

メディアによって、企業からの情報提供の受け付け方は異なります。

公式サイトでプレスリリースの送付先を案内している媒体もあれば、専用フォームや部署の代表メールアドレスを設けている場合もあります。

まずは媒体の公式案内を確認し、指定された窓口・方法がある場合は従いましょう。

電話が可能な場合でも、担当者が説明を聞ける状況かを最初に確認することが大切です。

2. 電話でのメディアアプローチを成功に近づける3つのコツ

コツ① 媒体に合わせて掲載・放送のイメージを考える

元記事が最初に挙げているのが、アプローチする媒体で「どのような記事・番組になり得るか」を事前に考えることです。

同じプレスリリースでも、新聞、テレビ、Webメディアでは、重視される情報や表現方法が異なります。

例えば、新たな食品工場が稼働するという情報を提供する場合、媒体によって次のような切り口が考えられます。

これは考え方を示すための架空例であり、すべての新聞・テレビ・Webメディアが同じ観点で取材を行うという意味ではありません。

実際には、その媒体が最近どのような記事や番組を制作しているかを確認する必要があります。

例えば、同じWebメディアでも、ビジネスニュースを扱う媒体と生活情報を扱う媒体では、適した提案内容が異なります。

電話をかける前に「この媒体の読者・視聴者に、どんな価値を届けられるか」を考えることが出発点です。

コツ② 記者が取材後の記事や映像をイメージできるように話す

元記事の2つ目のポイントは、記者や編集者が取材の完成形を想像できるように説明することです。

広報担当者は、自社の商品・サービスの特徴を詳しく説明したくなるものです。

しかし、メディアが判断したいのは、その情報を取材することで読者や視聴者に何を伝えられるかという点です。

例えば、「当社が新工場を開設しました」という事実だけでは、取材価値が十分に伝わらない場合があります。

そこで、裏付けとなる事実があることを前提に、次のような情報を補足します。

• 地域の雇用や産業にどのような関係があるか
• 従来の製造工程と何が違うか
• 実際に取材できる工程や人物は誰か
• 数字や比較資料で説明できる特徴は何か
• いつ、どこで取材できるか

テレビに対しては、撮影可能な対象や現場の様子を説明できると、企画の具体性が増します。

新聞であれば、社会的な背景や数値、当事者の話など、記事を構成する材料を示すことが重要です。

ただし、掲載される内容を企業側が決めることはできません。どのような取材・編集を行うかは、メディア側の判断です。

コツ③ 短く説明し、相手の反応を聞く

元記事の3つ目のポイントは、一方的に話し続けず、相手の反応を聞くことです。

電話がつながったとき、準備した説明を最初から最後まで読み上げる必要はありません。

むしろ、要点を簡潔に伝え、相手が何に関心を持ったかを確認する方が、その後の対応に役立ちます。

最初は次の4点を短く話せるよう準備しておきましょう。

1. 所属と名前
2. 電話した目的
3. 情報のニュース性・取材価値
4. 提供できる取材素材

そして、相手が話を聞ける状況であれば、「このようなテーマはご担当分野に合いますでしょうか」「補足資料が必要でしたらお送りします」といった形で反応を確認します。

関心が薄い場合は、その理由を無理に聞き出そうとせず、相手の回答を尊重しましょう。

反応を記録しておけば、次にどのような情報を提供すべきかを検討する材料になります。

3. 記者への電話アプローチのトーク例

ここからは、電話での説明に慣れていない方に向けて、具体的な会話例を紹介します。

以下は実務の進め方を示すための例文です。実際の取材・掲載事例ではありません。媒体のルールや相手との関係に合わせて調整してください。

例① 初めて連絡する記者への電話

最初に話せる状況かを確認し、何の情報なのかを短く伝えることがポイントです。

「掲載してください」ではなく、相手の担当分野に合う情報かどうかを確認する形にしています。

例② プレスリリース送付後に追加情報を伝える電話

プレスリリースの内容を繰り返すだけでなく、記事や番組を制作する際に役立つ追加情報を伝える例です。

送付した事実を相手が認識しているとは限らないため、事前に読んでいることを前提に話さないよう注意します。

例③ 今すぐ取材できないと言われた場合

取材につながらなかったからといって、電話が無駄になったわけではありません。

ただし、相手が今後の連絡を望んでいない場合は、その意向を尊重してください。

必要以上に食い下がらず、適切に会話を終えることも、メディアとの信頼関係を築くうえで重要です。

4. 電話をかける前に確認したい6つの準備

電話の話し方を工夫する以前に、情報の準備が不足していると、記者から質問された際に対応できません。

少なくとも、次の6項目は確認しておきましょう。

① 担当媒体と記者の専門分野

媒体名だけでなく、ニュースの対象分野や最近扱った記事・番組を確認します。

署名記事や公式プロフィールが確認できる場合には、担当者の関心や専門性を把握する参考になります。

② 情報提供のルールと連絡先

公式サイトに記載されている情報提供窓口を確認します。

個人の非公開連絡先を無理に取得したり、私的な連絡先へ一方的に連絡したりしないようにしましょう。

③ ニュース性を説明できる事実

新規性、社会性、地域性、生活者への影響など、その情報を今伝える意義を整理します。

「日本初」「業界初」「過去最高」などを説明する場合には、確認可能な根拠を用意します。

④ 取材できる人物・場所・日時

経営者や担当者へのインタビュー、現場撮影、資料提供など、実際に調整できる内容を確認しておきます。

まだ確定していない取材条件は、確定したかのように説明しないことが重要です。

⑤ 記者から聞かれそうな質問

プレスリリースの内容を踏まえて、次のような質問に対応できるよう準備しておきましょう。

• 今回の発表は、従来と何が違うのか
• なぜ今、この取り組みを始めたのか
• どのようなデータがあるのか
• 取材可能な担当者は誰か
• 取材・撮影はいつ可能か

回答できない質問があれば、推測で答えず、確認して折り返すようにします。

⑥ 電話後に送れる補足資料

相手が関心を示した場合に備えて、必要な資料をすぐに案内できるようにします。

プレスリリース、会社概要、写真、データ、取材可能な人物のプロフィールなどを、案件ごとに整理しておくと便利です。

5. 記者に電話するときに避けたい5つの行動

① いきなり長い商品説明を始める

企業にとって重要な商品でも、記者の担当分野や取材テーマと合わない可能性があります。

最初は要件とニュース性を短く伝え、相手の関心に応じて補足しましょう。

② メールを読んだかどうかだけを繰り返し確認する

「送ったリリースを読みましたか」という確認だけでは、電話する理由が伝わりにくくなります。

追加情報がある場合や、取材可能な素材を案内できる場合など、電話する具体的な目的を明確にしましょう。

③ 忙しい相手に何度も電話をかける

記者や編集者の業務時間は、取材、原稿作成、編集、番組制作などによって異なります。

相手の都合を確認せず、同じ内容で繰り返し電話することは避けましょう。

特に、相手が連絡を控えるよう求めた場合は、その意向を尊重する必要があります。

④ 記事化・放送を確約してもらおうとする

情報提供を受けた媒体には、企画を採用する義務はありません。

また、取材の実施が決まっても、掲載・放送されるかどうかや編集内容については、媒体側の判断が必要です。

広報担当者は、正確な情報と取材しやすい環境を提供することに集中しましょう。

⑤ 相手の発言を都合よく解釈する

「資料を送ってください」という返答があっても、それだけで取材が決定したわけではありません。

関心あり、資料確認中、取材検討中、取材決定など、状態を区別して記録することが重要です。

6. 電話後の記録とフォローで次の企画につなげる

メディアアプローチは、電話をかけて終わりではありません。

記者から得られた反応や質問を整理すると、次の企画提案の精度向上に役立ちます。

例えば、次のような情報を記録します。

特に元記事で強調されているのは、相手の反応を聞くことで、情報のどの部分に関心が集まったかを把握できるという点です。

単に電話件数を増やすだけではなく、こうした反応を積み重ねることが、メディアごとの企画提案の改善につながります。

また、記者とのやり取りで得た連絡先や発言内容は、業務上必要な範囲で適切に管理しましょう。

7. 電話以外のメディアアプローチと使い分ける

電話だけがメディアアプローチの方法ではありません。

媒体や案件に合わせて、メール、プレスリリース配信、記者向け説明会、個別面談などを組み合わせます。

企業側の都合だけで方法を決めず、記者が情報を受け取りやすい方法を選びましょう。

8. メディアへの電話アプローチに関するよくある質問（Q&A）

Q1. プレスリリース送付後、記者に電話してもよいですか？

媒体のルールに反せず、補足情報や取材可能な内容を伝える目的がある場合には、電話も選択肢になります。ただし、電話による確認を歓迎しない媒体もあるため、公式の案内や相手の意向を優先してください。

Q2. 記者への電話では、最初に何を話せばよいですか？

所属・名前、連絡した目的、提供する情報の要点を簡潔に伝え、今話せる状況かを確認しましょう。相手が話を聞ける場合には、担当分野との関係と取材可能な素材を補足します。

Q3. 電話で説明する時間はどのくらいが適切ですか？

決まった時間はありません。最初は短い説明で要点を伝え、相手が関心を示した場合に詳しく話すのが実用的です。忙しいと言われた場合には、すぐに会話を終えましょう。

Q4. 記者に断られた場合、もう一度電話してもよいですか？

同じ情報で繰り返し電話することはおすすめしません。新たな事実や取材価値のある情報が生まれた場合に、相手の希望する方法で提供することを検討しましょう。連絡を控えるよう求められた場合は、その意向を尊重してください。

Q5. 電話アプローチの成果は何で評価すればよいですか？

電話件数だけでなく、担当分野との適合性、資料送付の依頼、具体的な質問、取材検討、実際の取材実施などを組み合わせて評価しましょう。ただし、資料送付希望や好意的な反応を掲載決定と混同しないことが重要です。

まとめ｜電話でのメディアアプローチは「相手目線」が基本

電話でのメディアアプローチを成功に近づけるために重要なのは、話術だけではありません。

事前に媒体の特徴を調べ、取材価値のある情報を整理し、相手が短時間で判断できるように説明することです。

今回の3つのポイントを振り返ります。

1. 媒体に合わせて掲載・放送のイメージを考える
2. 記者が取材後の記事や映像を想像できるように話す
3. 簡潔に説明し、相手の反応を聞く

元記事でも、この3点に共通する考え方として「相手目線」が挙げられています。

企業が伝えたい情報を押し付けるのではなく、記者・編集者が読者や視聴者に届けたい情報は何かを考えることが大切です。

電話は取材を強引に獲得する手段ではなく、取材価値を正確に伝え、メディアとの信頼関係を育てるためのコミュニケーション手段です。

相手の時間と編集方針を尊重しながら、次の情報提供につながる関係づくりを心がけましょう。

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