【テレビPR】一歩攻めた広報活動を！番組担当者に電話する際に抑えておくべきポイント

普段のPR・広報活動の中でテレビ番組にプレスリリースを配信する機会はあっても、番組担当者に電話までしている広報担当者は意外と少ないのではないでしょうか？
電話でのアプローチはハードルが高いですが、直接話ができれば、より取材を検討してもらいやすくなります。

そこで今回は、テレビ番組の担当者に電話でアプローチする際に注意しておきたいポイントについてお話ししたいと思います。

1. 電話アプローチのメリット

電話でアプローチする一番のメリットは、担当者にプレスリリースなどの伝えたい情報をダイレクトに知ってもらい、取材するべき情報かどうかを具体的に検討してもらえるということです。
「直接話をしなくても、プレスリリースを送っているのだから、情報はちゃんと伝わっているのでは？」と考える方もいるかもしれませんが、実はそうではありません。

これまでにもこのPRマガジンで何度も触れてきましたが、テレビ番組には一日に山のように企業からのプレスリリースが届くため、その一つ一つをじっくり読んで検討するのは難しいのが実状です。

基本的には、タイトルを見て「ニュース性がありそう」「ネタとして面白そう」と思えば中身に目を通してみる、くらいの感覚です。
ですので、せっかく努力して作成したプレスリリースもさっと目を通しただけで捨てられてしまうケースが圧倒的に多いのです。

それに比べ、電話で番組担当者に直接アプローチできれば、伝えたい情報を確実に相手に知ってもらい、番組で取り上げるかどうかを具体的に検討してもらうことができます。

2. テレビ番組の電話番号を知るには…

「テレビ番組に電話したいけれどそもそも電話番号がわからない」という方もいらっしゃるかと思いますが、実はこれはそう難しいことではありません。
放送局のHPに記載されているお問い合わせ（視聴者センター）の番号に電話をかけ、用件を伝えると、実は番組のスタッフルームに繋いでくれるケースが多いのです。
これは放送局によって対応が異なるため、どこでも通じるわけではありませんが、意外と地方のローカル局よりも東京の放送局の方が電話を繋いでくれる傾向があります。

なかには「番組に電話を繋いでもらえたけど、向こうが忙しくてほとんど話ができなかった」「塩対応をされたのでテレビ番組にはもう電話したくない」と電話アプローチに後ろ向きになっている方も多いかもしれません。

実際にプレスリリースを配信するのは、朝から昼の情報番組または夕方や夜の報道番組が多いと思いますが、これらは生放送の番組であり、放送時間に向けて忙しくなるため、番組担当者もピリピリしてくるのは間違いありません。
そのため、話す相手や時間帯など何も考えずにこちらの都合だけで電話をすると、冷たくあしらわれてしまうのです。

そうならないためにも以下のポイントに気を付けていただくとよいと思います。

3. 電話アプローチをする際のポイント

① アプローチするコーナーとスタッフの役職を決めておく

まず最初に気をつけるべきポイントとしては、番組の誰と話をしたいかを事前にはっきりさせておく、ということです。

東京の情報番組や報道番組であれば100人前後のスタッフがいて、それぞれに担当するコーナーや役職があるため、番組スタッフであれば誰でもいいというわけではなく、適切な人物と話をすることが重要になります。
ですから、番組をあらかじめリサーチした上で、「このコーナーに取り上げてほしい」「内容的にこのコーナーが合いそうだ」という見当をつけておくようにしましょう。

またコーナーだけでなく、どの役職のスタッフにアプローチするかも大切です。
取り上げるネタを決める権利を持つのはプロデューサーやコーナーのデスク（ニュースデスク、○○コーナーデスクなど）になりますが、基本的に忙しいため「いま離席中です」「会議中のため電話を繋げません」と言われるケースが多く、根気強く何度もアタックする必要があります。

もちろんプロデューサーやコーナーデスクを狙うのもよいのですが、個人的におすすめなのはディレクターです。ディレクターは常にネタを探し、自らが取材をするので、コーナーと親和性の高い情報であれば自分事としてしっかり話を聞いてくれる傾向があります。また番組内に在籍している人数も多いので比較的アプローチしやすいと思います。

② 放送前や放送中の電話は極力避ける

番組に電話アプローチをしたことがある人であれば、「いま忙しいので…」「リリースは見ておきます」と一方的に電話を切られてしまった、という経験が一度はあるのではないでしょうか？
これは番組に電話をかける時間帯が悪かった可能性があります。

先程も説明したように、生放送の情報番組や報道番組は放送に向けて1分1秒を争うように慌ただしく動いているため、電話する時間にも注意を払わなければいけないのです。
スタッフが曜日ごとに別れているか、それともコーナーごとに分かれているかという番組体制によっても状況が異なるので一概にダメとは言えませんが、生放送の番組であれば、放送が始まる2,3時間前から放送が終了するまでは急ぎの電話以外は控えておいた方がよいかもしれません。

③ 伝えるべきことをコンパクトにまとめる

ここまでご説明したように、テレビ担当者は忙しく、ゆっくり話をするのが難しいケースがほとんどです。特にお互いの顔が見えない電話でのアプローチの場合、こちらだけの都合でまとまりのない話をダラダラしていると相手をイライラさせてしまうかもしれません。
何が撮影できるのか、どこにニュース性があるのかなど、伝えるべきポイントをあらかじめコンパクトにまとめて手短に説明できるようにしておきましょう。

また、電話アプローチに慣れない方は話ができただけで満足してしまい、説明だけして電話を切ってしまう傾向があります。
つい忘れがちなのですが、相手から興味・関心の度合を聞いたり、どうしたらネタになるかアドバイスをもらうなど、次につながる何かを得られるようにするとよいと思います。

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