メディアキャラバンができない今だからこそ!「オンラインでのメディアへの情報提供」で気をつけたい3つのポイント

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みなさま、こんにちは。日本の広い範囲で梅雨入りし、東京も蒸し暑い日が増えてきました。

引き続き新型コロナウイルスの影響でリモートワークされている企業の方や、メディアの方も多いようですが、みなさまはいかがでしょうか。

緊急事態宣言が解除されたとはいえ、メディアの方へのヒアリングを行っていると、今までの仕事のスタイルに戻るということは現時点ではなかなか難しいような状況も見えてきます。

コロナ禍で取材を獲得する方法や、コロナ禍で効果の高いプレスリリースをご紹介してきましたが、今回は「オンラインでメディアの方に情報提供するときに心得ておきたい3つのポイント」をお伝えします。

情報提供だけでなく、オンライン会議やオンライン営業にもぜひ役立ててほしいと思います。

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①アポ取り

アポ取り
この状況下だと、新しくアプローチする記者とお話するのはなかなか難しい可能性が高いので、最初はリレーションがある記者の方に近況を伺いながら、オンラインでの情報提供を打診するのがいいのではないでしょうか。

感触としては、編集部の方針次第ではありますが、記者個人とご相談というパターンが多いようです。

メディアの方々も情報やネタは常に探しています。プレスリリースから情報を得ることが多くなったという声も聞きますし、興味のある情報であればきっと話を聞いてくださるはずです。

1点注意が必要なのが、提案するオンライン会議ツールです。

メディア側でセキュリティの関係上使えないツールもありますので、相手の状況をきちんと伺うことが必要です。

オンライン会議ツールに関してはこちらをご参照ください。

Web会議システム

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②回線の確認はしっかりと!資料やプレゼン内容の準備はより入念に!

資料はしっかり用意
オンラインでの情報提供に関しては、きちんと確認に確認を重ねることが大切です。

まずは回線です。回線がきちんと動作していないと、貴重な情報提供の機会を失ってしまうので、あらかじめチェックしておきましょう。
Wi-Fiの調子が悪ければ有線にしたり、マイクやカメラの調子も見ておくことが必要です。

実際にアポイントの時間になってから、「繋がらなかった!」ではメディアの方にも大変なご迷惑をおかけすることになります。これは社内のオンライン会議でも一緒ですね。

また、オンラインでは空気感が掴みにくい分、スムーズで淀みのない進行が求められます。
対面のときよりもさらにもう一段階、話の流れを組み立てておくことが必要です。

画面共有があるような会議ツールを使って資料を使って説明する場合は、今まで以上に図やイメージを盛り込んだ、文字だけではない分かりやすい資料を意識するとよさそうです。

そして、資料をあらかじめ共有しておいたり、情報提供後にお送りするのも忘れずに行いましょう。対面の場合は資料をお渡しできましたが、オンラインだとそうはいきません。
まめなやりとりを心掛けましょう。

③オンラインで求められるリアクションとは?

オンライン
実際に面と向かって相手と話すのと、オンライン上でのやりとりは違うことはおそらくオンラインを使ったことのある方であれば分かると思いますが、いくつかポイントを押さえればぐっとよくなります。

・リアクション

相槌、頷きを対面以上にきちんと行うことがまずは大切です。

対面とは違い、オンラインで相手の話を聞いているかを空気で掴むことは難しくなるため、きちんと動きで相手に伝えることは非常に大切です。

相手に目線を合わせるようにして、大きく頷くなど、安心してもらえるようにアピールしましょう。

また、メモの取り方には注意が必要です。
相手の話のメモに集中してしまうと視線がどうしても下がります。そしてオンラインでは自分の手元は相手には見えないため、もしかしたら自分の話を聞いていないのではないか?という不信感にも繋がります。

要点だけをメモしたり、メモを高い位置に置いたりして工夫してみましょう。

・会話のキャッチボール

メディアキャラバンでは、情報提供をするのはもちろんのことですが、相手から話を引き出すことが重要だとよく言われます。オンラインではそれがさらに必要になってきます。

ただ自分の話したいことだけをずらずらと並べて行っていると、対面の時以上に一方通行な情報提供の場になってしまいます。また、自分では話が通じていると思っていたことが、聞き取れていなかったり、分からなかったりすることもあります。

意思疎通を図るという意味でも、質問を増やしてみたり、いつもよりキャッチボールを多めにする意識で臨むといいのではないでしょうか。今までの話を簡潔に適宜まとめるというのも有効だと思います。

おまけ:オンラインで気をつけたい小ネタ

余談
画面が暗い→印象が暗くなるので、ライトや、背景の明るさをうまく使います。暗い色の服よりも明るい色(白など)の服装を意識してみましょう。

背景が雑然としている→ある種身だしなみのようなものです。背景でその人に対して受ける印象も変わってきてしまいます。

今はオンラインでの情報提供はそこまでメジャーではないかもしれませんが、取材がオンライン化している今、情報提供も今後はもっと行われるようになってくる可能性もあります。

やはりメリットとして、双方の移動時間を短縮ができる点、遠方のメディアにも直接アプローチができるという点は挙げられます。今後は対面とオンラインをうまく使い分けていくのがニューノーマルになるのかもしれません。

メディアのリモートワークの影響で効果のある露出に困っている…という方や企業様がいらっしゃれば、ぜひご参考にしていただければと思います。

【ニックネーム】くじら帝国
【これまで担当した業界】美容サロン、メーカー(宝飾、調理器具)、生命保険、出版、ハウスクリーニングなど
【趣味】三度の飯より舞台観劇、全国ライブ遠征、美術館と寺社仏閣めぐり
【プチ自慢】ピカソの本名が言えること