ニューノーマル時代 PRイベントの“新様式” オンラインイベント、押さえておきたいポイント

新型コロナウイルスが日本に上陸して1年が経とうとしています。

先日、ようやく緊急事態宣言が解除されましたが、未だ新型コロナウイルス収束の目処が立たない状況が続いております。昨年1年間で、経済活動の中でも様々な「新たな様式」が定着しましたが、オフラインからオンラインへの移行を余儀なくされたもののひとつである「PRイベント」、今後どのような開催になっていくのでしょうか。昨今外出しなくても参加することができる、オンラインでのイベント開催のニーズが急増しています。

今回はオンラインでPRイベントを開催する際に押さえておきたいポイントについてご紹介いたします。

PRイベントはどのように変化したのか

新型コロナウイルスの流行が一気に拡大した2020年は、多くのPRイベントが軒並み中止になりました。6月ごろからは、徐々にデジタルへの対応が進み、オンライン上でイベントを開催する企業が増え始めました。この頃から殆どのメディアがオンライン上での取材やイベントを行うようになりました。

その後、９月ごろから人数制限をし、パーテーションの設置や受付時に検温や除菌、マスクやフェイスシールドを配布するなど、感染対策を徹底した上で、リアルイベントを開催する企業も徐々に増えはじめました。オンラインでもイベントの様子が同時配信されるなど、企業ごとに様々な工夫が見られています。

オンラインイベント、リアルイベントのメリット・デメリット

オンラインイベント

リアルイベント

PR効果を望めるイベントですが、“オンラインイベント”　“リアルイベント”にはメリット・デメリットがあり、それぞれの特性を理解した上で実施することが重要です。

いずれにしても開催当日のトラブルや不手際が目立ってしまったり、そもそもイベントの内容に対してメディアの反応が良くなかったなどの要素によりイベントそのものが失敗してしまうと企業の大幅なイメージダウンにつながりかねません。

オンラインイベントで押さえておきたいポイント

オンラインでPRイベントを実施する際には、具体的にどのような点に気をつけたら良いのでしょうか。オンラインイベント開催時のポイントについてご紹介します。

①どの形式で開催をするのか/開催時の事前準備

オンラインで行うイベントには様々な形式があります。弊社は会議や研修など幅広いシーンで活用されるZoom、中でも講演会やセミナー利用に適した「Zoomウェビナー」というサービスを活用しています。

■ウェビナーの特徴

• 最大100～10,000人まで参加可能
• 記録されたデータを視聴できる
• 参加者の分析（どの媒体が参加したか分かる）
• パネリストと視聴者の切り替え（イベントの途中で動画やパワポ資料等が上映できる）
• 「手を挙げる」アクションとチャットでの質疑応答（イベントテーマに合わせて取材可能）
• FacebookまたはYouTubeでのライブ配信
• PCやスマホなど既存デバイスを利用できるため、機器導入が不要、費用コストを削減できる。

イベント開催までに専用のアドレスを発行し、イベント開催日の前日（当日は確認用）までにメディアにお知らせします。当日は発行したアドレスより参加いただきます。オンラインに不慣れな参加者がいることも想定して、取材要綱や取材手順をより詳細に記載することが大切です。

②配信環境の確認

通信エラーや映像・音声の乱れは、参加者側にとって大きなストレスとなってしまいます。配信環境の確認は、事前に念入りに行いましょう。スムーズな進行のためにも、司会者と運営側がデジタルに慣れていることが望ましいです。

また、イベントだけでなく取材申請もオンライン上で完結できるようにメールでの返信が対応可であることもお伝えしておきましょう。

③オフィシャル画像の提供

オンライン開催の場合、スクリーンショットを許可する場合を除いて、メディアがオリジナル素材を入手することが困難です。そのため開催側としては、メディアに対してどのような素材の提供が可能かを事前に確認しておく必要があります。

イベント終了後はスピーディーなオフィシャル素材の提供が求められます。この提供が遅れることにより、露出数が減少してしまう恐れがあるため、イベント終了後にすぐに素材提供できるような体制を前もって整えておくことが大切です。

今後、再び緊急事態宣言が発令されたことにより、在宅勤務のメディアも増えることが予測されます。そのため、イベントの案内方法や取材申請方法についても、これを機に見直してみると良いかもしれません。

＜事例＞美容系タレントを起用した「化粧品メーカー」、インスタライブを同時配信したオンラインイベント

先日、私が担当をしたオンライン美容イベントの成功事例をご紹介いたします。

美容業界でも話題のタレントを起用したオンラインイベント×インスタライブを開催いたしました。美容系のインフルエンサーを2名お招きした、コロナ禍における「おこもり美容」をテーマにした対談のほか、オンライン上での質疑応答も設けるなど、女性メディアに興味をもっていただける内容にしたことで、30媒体以上の多数メディアに参加いただき、yahooをはじめ、15媒体以上のメディア露出に成功しました。

また、中盤より「メーカー公式インスタグラム」を同時配信し、一般ユーザーも視聴できる構成にしたことで、その後メーカーが開催した期間限定ショップのイベント集客（製品購入）にも繋げることができました。

ここで押さえておきたいポイントは、メディアに対して事前に製品や資料を送付した上でイベントを実施したことです。これまでイベント会場で手渡ししていたものを事前配布しておくことで、オンライン開催でも、イベント中に製品を手に取りながら見てもらうことが可能となります。 オンライン上で製品の説明・使用方法のレクチャー行い、今後メディアで想定される企画に合わせて提案したことで露出にも成功いたしました。

まとめ

未だ収束の目途が立たない新型コロナウイルス。これまでの生活様式が一変し、PR業界においても変化の時代になりました。オンラインもしくはリアルで実施するか、その判断基準は企業によって様々ですが、企業活動においては柔軟に対応していかなければなりません。

今回ご紹介したように、オンラインイベントにはリアルイベントにはないメリットも複数あります。この変化をネガティブに捉えるのではなく、オンラインならではの企画を立てることができれば、メディアから注目される企業となり、露出が増えることでしょう。