メディアリレーションの成功率が上がる! 電話で伝える技術

こんにちは。
早いものでこの会社に入社して9ヶ月が過ぎようとしています。
PRの仕事もそこそこ慣れ、お客様を複数担当するようになると、メディアの方々にリリースを送って、それを掲載してもらうために電話でお願いすることがとても多くなります。


前職から仕事上電話をかけることが多かった私ですが、顔が見えない相手や会ったこともない方に電話をするのはとても緊張します。何百回電話をしようと、未だに慣れないものです。
しかし、電話のかけ方一つでメディアリレーションの成功率は随分変わってきます。
でも、電話で上手に気持ちを伝えるのは、本当に難しい・・・。
そんな悩める私に“光”を与えて下さった人がいます。
お仕事を通じて出会った、株式会社キャタルの関谷英里子さんです。
彼女は“伝える”エキスパートです。今日は私が、その関谷さんから伝授していただいた「電話で伝える技術」をご紹介したいと思います。
私にメディアリレーションの成功率が上がる「電話で伝える技術」を伝授して下さった関谷さんとは、私のお客様の関係者に英国人の方がいて、彼女がその方の通訳をされていたことがきっかけで出会いました。
彼女は、アル・ゴアやアンソニー・ロビンズなど一流スピーカーの講演で通訳を歴任しています。
関谷さんは、一流スピーカーの通訳をする中で、彼らのカリスマ性までも伝えなければならないため、彼らの話し方を研究し、彼女自身が実践しているそうです。
昨年は『なぜあの人の話に、みんなが耳を傾けるのか?』(明日香出版社)を出版し、著書の中で“伝える力”を分かり易く解説しています。
その関谷さん、電話のかけ方も一流です。そこで「電話でメディアリレーションを図る時に、これだけは押さえてほしい“伝える技術”」を教えて頂きました。
◎伝える技術1 プレゼン方法
つまり電話をかけた時の出だしの挨拶です。電話は、知らない人や離れた人と話せる便利なツールです。しかし同時に、相手の意思次第で勝手に話を中止にすることも容易な、PRマンにとっては厄介なツールでもあります。
そこで、相手の聞く耳を持たせるために出だしの挨拶はかなり元気よく、そして声のトーンを一つ上げることが効果的なようです。また、あえて空気を読まないこと。
「今、忙しいかな?迷惑かな?」と恐縮しながらの電話では、声も低く小さくなります。それだけで相手は気分的に「今、忙しいから」と電話をオシマイにし易くなってしまうのだそうです。
『あなたにとってプラスになる情報を提供します!』と、自信をもって電話をかけましょう。
◎伝える技術2 話の構成
忙しい相手に電話する時は、急いで本題に入りがちですが、メインの話の前に必ず相手の「YES」を確認しましょう。私の場合は、その記者が書いた以前の企画の感想などを話すことが多いです(これは同僚に教えてもらいました)。
例として「○月号の~の特集を拝見してお電話しました。○○さんがお書きになったのですよね?」という具合です。
このトークは想像以上に効果的でした。その際話題にした企画とこちらが持っているネタに関連性を持たせれば、本題にもスムーズに入って行けるというメリットもあります。
◎伝える技術3 話の内容
これは皆さん得意だと思うのですが、なるべく分り易いキーメッセージやキャッチコピーなどを使って短めに説明し、相手の興味をぐっと掴みましょう。
具体的な数値を盛り込んだり、相手のニーズを満たすようなキャッチコピーが効果的だとのこと。
関谷さんから伝授していただいた「電話で伝える技術」はこの3つです。
私もさっそく実践していますが、なるほど、効果絶大!

皆さんも、この流れで是非一度試してみてください。
書いてみれば当たり前のことかもしれませんが、意外と実行に移せない人が多いと思います。もちろん簡単ではありませんが、少しの心がけで、結果が大きく変わってくるはずです。
因みに今回、関谷さんのアドバイスを受けて、彼女が通訳をした英国人来日時のメディアリレーションの結果は、3日間で個別取材9本、イベントへ取材に来てくれたメディア9社でした(一部重複あり)。
メディアの質・量ともに良い結果だったと思っています。
この場を借りてお知恵を貸して頂いた株式会社キャタルの関谷英里子さんにお礼を申し上げたいと思います。関谷さん、ありがとうございました!
まだお読みになっていない方は関谷さんの著著『なぜあの人の話に、みんなが耳を傾けるのか?』もお読みください。
コミュニケーションに関わるすべての方に役立つ1冊です。

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