広報担当者にとって、メディアへの情報提供は重要な仕事の一つです。
しかし、良い情報を送ったつもりでも、なかなか取材につながらないことがあります。
記者や編集者には、企業やPR会社から毎日多くのメールが届きます。その中で目に留まり、さらに「企画に使えそう」と思ってもらうには、情報そのものだけでなく、届け方にも工夫が必要です。
今回は、私たちが日々メディアリレーションズに取り組む中で意識している、情報提供メールの5つのポイントをご紹介します。
この記事の目次
良いネタでも、記者や編集者に届かなければ意味がない
情報提供で最初に考えたいのは、「誰に送るか」です。
同じニュースでも、担当分野によって記者や編集者の関心は異なります。例えば、企業の働き方に関する調査でも、人事・労務担当なら制度や採用への影響、経営担当なら組織や生産性、IT担当ならテクノロジーとの関係に注目するかもしれません。
そのため、媒体名や連絡先のリストだけを見て一斉に送るのではなく、最近の記事や特集を確認し、「この人なら、どの部分に興味を持つだろうか」と考えることが大切です。
情報提供では、数を多く送ること以上に、その情報と相手の関心が合っているかが重要です。
個別メールでは、「あなたに送っています」と伝わる一言を入れる
個別にメールを送る場合は、冒頭に「なぜあなたに送ったのか」が分かる一文を入れるようにするのが良いです。
例えば、
という書き方です。必ずしも特定の記事に触れる必要はありません。美容媒体であれば、
大切なのは、形式的に「記事を拝見しました」と書くことではなく、相手が最近扱っているテーマと今回の情報との接点を示すことです。
宛名だけ変えて本文がすべて同じメールは、受け手にも伝わります。逆に、「自分の担当や媒体のことを理解したうえで送っている」と感じてもらえれば、すぐに取材にならなくても、次の情報提供につながる可能性があります。
件名と冒頭で、「読む理由」をつくる
メールを開いてもらうために重要なのが「件名」です。
例えば、「新サービス開始のお知らせ」だけでは、何がニュースなのかが分かりません。
それよりも、
例えば美容であれば、
本文も同じです。会社紹介から始めるのではなく、最初の数行で「なぜ今、この情報なのか」を示します。件名で興味を持ってもらい、冒頭で読む理由をつくる。この流れを意識するだけでも、メールの伝わり方は変わります。
「取材してください」ではなく、企画の入口を見せる
情報提供メールで、「ぜひご取材ください」と書くだけでは、記者や編集者に企画を一から考えてもらうことになります。
そこで、もう一歩踏み込み、どんな切り口に広げられる情報なのかを示します。
例えば、「新しい○○の美容液を発売しました」だけでなく、
と添えると、「冬の乾燥肌対策」「注目の成分○○」といった入口が見えてきます。
ほかにも例えば、
「男性美容でも透明感への関心は高まっているのか」
人事なら「採用の早期化」、食品なら「高たんぱく需要」など、商品やサービスそのものから一段広げて、社会の変化、季節、世代差、消費者意識などにつなげてみると企画の入口が見つかります。
完成した企画案を提案しつつ、「この情報なら、こんな記事に広げられそうだ」と想像できる材料を渡すことが大切です。
後から検索されることを考え、分かりやすいキーワードを入れる
情報提供したメールは、送ったその日にだけ読まれるものではありません。
記者や編集者が後日企画を考えたとき、「以前、このテーマの情報が届いていたはず」と、過去の受信メールを検索することがあります。
例えば美容企画なら、
「美白」「透明感」「紫外線」「毛穴」「乾燥」といったキーワードで探すことがあります。
このとき、メールに商品名しか入っていなければ、関連する情報であっても検索で見つけてもらえない可能性があります。
例えば、「新商品『○○』発売のお知らせ」よりも、
ここで意識したいのは、企業側の言葉ではなく、記者や編集者が企画を探すときに使う言葉を入れることです。
商品名や独自のカテゴリー名だけではなく、「美白」「くすみ」「透明感」のように、誰が見てもテーマが分かる言葉を件名や本文に自然に入れておく。
情報提供メールは、「今、読んでもらう」ためだけではありません。必要になったときに、もう一度見つけてもらえるようにしておく。
そこまで考えてメールをつくることが、取材につながる可能性を広げる、ということを意識していただければと思います。
【ニックネーム】カープマニア
【これまで担当した業界】IT、自動車、食品メーカー、飲料メーカー、自治体、
医療、家電メーカー、レジャー施設、金融、教育、他多数
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