8月も中旬となりましたが、真夏日が続く毎日ですね。台風の行方も気になるこの頃です。
夏休みは数多くのイベントが行われるシーズンですが、今回は特に広報担当者の皆さまと関係性の高いPRイベントについて、知っておくべきポイントを挙げさせていただきます。
PRイベントの開催は、それ自体がニュースとして各メディアに掲載・露出されることを前提としています。そのためにはまず、“メディアの誘致”が絶対条件となります。では、メディアを誘致するために必要な要素とは何でしょうか。最大の要素は、「ニュース性」です。
当然ですが、ニュース性の大小がメディアの誘致率を大きく左右します。新たなニュースとなる情報（新製品やニューオープン情報など）が発表されたり、話題の人物（旬のタレントや著名人、スポーツ選手など）が登場してコメントを発信するなど、何かしらニュースとなり得る情報がイベント内容に含まれていないと、メディア誘致は難しくなります。イベントを実施した経験のある広報担当者の方ならば、こういった基本的な必要要素は分かっていると思います。何を最大のニュースとしてPRイベントを開催するのか、この根幹からぶれずに魅力的な企画を詰めて欲しいと思います。
さて、PRイベントの基本内容は決まったが、いつ、どこで実施すればいいのか判断に迷うことがあると思います。そこで担当者が知っておくべき3つのポイントを下記に挙げさせていただきます。
PRイベントの開催時期は？
PRイベントをいつ実施するのがいいのか？ もちろん新製品や店舗などのオープンであれば、そのタイミングに合わせて実施するのが最適ですし、それ以外の選択肢はないと思います。一方、メディア誘致を目的として開催されるPRイベントは、1日に10件以上は開催されている現実があります。その中から、よりニュース性の高いイベントがメディアに選ばれている、というのが現状です。同じタイミングで引きの強い（ニュース性の高い）イベントと被ってしまうと、メディアの出席率が著しく低くなる可能性も生じます。
傾向として、土日祝の曜日はエンターテインメント絡みのイベントが多く開催されます。例えば映画の試写会イベントやライブイベントなど、メディアから好まれるPRイベントが多い曜日ですので、出来れば平日開催の方が無難かと思います。
また、実はお盆の時期はPRイベントが少ないというのが毎年恒例となっています。夏季休暇に入っている企業も多く、必然的にこの時期を避けた日程になるのだと思いますが競合が少ない為、“8月中旬は意外と穴場”ということを知っておくと、何かの役に立つかもしれません。
PRイベントの開催時間は？
メディア誘致を目的としたPRイベントの場合、前提としてメディアの特性を考える必要があります。常識的に朝早い時間帯や、夜遅い時間帯などは論外ですが、開催時間のおススメは、午前中なら10時～11時にスタートする時間帯。午後なら、13時～14時位までにスタートする時間帯が無難だと思います。夕方以降の時間帯は、基本的にあまり得策ではありません。
当日のテレビでの放送や翌朝の新聞掲載などを考慮した場合、14時くらいまでに終わる時間帯がおススメです。メディアが参加しやすい時間を考えると、10時～14時くらいの時間帯がよいのではないかと思います。
PRイベントの開催場所は？
首都圏メディアの誘致を想定した場合、やはり都内での開催を選択するべきだと思います。先にも述べましたが、PRイベントは1日に何件も異なる場所で開催されているため、メディアはイベントをハシゴせざるを得ない、という現実問題があります。その場合、次の取材先であるイベント会場へ移動しやすい場所で開催している、という物理的な要素も大事なポイントになります。
また、イベント会場の選択では「メディアが撮影しやすい場所かどうか」など、必ず撮影現場を意識してチェックするようにしましょう。メディアは会場に「画」を撮りに来ているので、照明が十分に確保できるか、撮影の邪魔になる柱などはないか、天井の高さは十分か、音声ラインは確保できるか、カメラとの距離感は最適か、といった要素は事前に確認するべき内容といえます。また、屋外ならば暑すぎないか、寒すぎないか、雨天時の対応は大丈夫かなど、メディアが撮影しやすい環境を整えて準備することも大事な要素です。
いざPRイベントを開催するとなった場合、イベントの内容以外にも事前に確認することは多いです。せっかく誘致したメディアの方々に現場でクレームを受けることの無いよう、準備を整えて万全の状態で当日を迎えましょう。
