広報部門にとって、年末は「走り抜ける季節」です。メディア稼働の休止、来期戦略の策定、社内イベント準備など、あらゆるタスクが集中します。その一方で、日々のルーティンに追われるうちに、“見えない負債”が積み重なっていないでしょうか。
年末に近づく 11月は「整備の月」と考え、このタイミングで、広報資産の棚卸しとデジタル危機への備えを進めることをおススメします。今回は、現場ですぐに実践できる「年末の大掃除リスト」をご紹介します。
メディアリストの「負債」を処分し、生きたリストに
取材依頼や情報提供の基盤となる「メディアリスト」は、更新を怠ると有益なリソースから、リスク資産に変わってしまいます。異動、独立、媒体の統廃合によって古い連絡先が放置されると、誤送信や不達の原因になるだけでなく、信頼損失にもつながります。
広報担当者はプレスリリースの送付や案件に関する情報提供など、メディアの担当者へアプローチする機会が、それなりに多いと思います。我々がPR活動をサポートさせていただいているクライアントの中にも、この「メディアリストの更新」が全くされておらず、いざというときの情報提供がままならない、という話を聞くことがあります。
このケースでよく聞くパタ－ンとしてあるのが、過去から受け継がれてきたメディアリストが最新のリストとして更新（または改訂）されておらず、何が正しい状態なのか分からず困っている、という実例になります。有効性のある「生きたメディアリスト」にするためには、定期的な更新が必要になります。そのためにも、年末にかかるこのタイミングで整理することが望ましいと考えます。
まず、過去半年〜1年の間に接触のない記者をチェックし、異動、退職・転職先情報を更新しましょう。メールのリターン履歴や担当分野が変わった記者をリストから削除、更新することも大切です。TV番組やラジオは改編で番組が変わっていないか、雑誌などは廃刊になっていないか、ウェブメディアは継続しているかなど、最新の状況を確認しリストを最新の状態に改訂することが重要です。
さらに、記者ごとの「接触頻度」や「関心分野」でリストを分類し、リリース配信やアプローチする対象を絞り込むことで、よりパーソナライズされたアプローチが可能になります。これは単なる整理ではなく、“信頼関係を再構築するための第一歩”と考えると良いでしょう。
広報素材やデータを棚卸しする
社内サーバーや共有フォルダには、古いロゴや使用期限切れの写真データが眠っていないでしょうか。
特に、退職者が写っている画像データや、著作権許諾が曖昧な外部素材をそのまま使うと、法的リスクを抱えるおそれがあります。
11月中に「写真・動画・広報資料」などのデータを棚卸しし、使用期限・著作権の有無・更新時期を一覧化しましょう。
理想としては、承認済み素材を一元管理できるデジタル素材管理システムの導入です。ただし、まずは共有フォルダの構造や命名ルールを統一するだけでも効果があります。
こうした素材の整理は、目に見えにくいものの、広報業務基盤の改訂にもつながり、活動効率を大きく高める意味があります。
年末に潜む「デジタル危機」の種を摘む
年末年始は、広報やSNS運用の担当者が休暇に入り、情報更新や監視が手薄になりがちです。この隙を突くように発生するのが、“年末炎上”や“サイト改ざん”といったデジタル危機です。
まずは、公式Webサイトの安全性を点検しましょう。
● セキュリティ対策ソフトやシステムが最新の状態になっているか
● プライバシーポリシーや利用規約が最新の内容に更新されているか
また、SNSの投稿権限やパスワード管理も忘れずに見直しましょう。退職者アカウントや個人端末からのアクセス権が残っていないかを点検することが重要です。
さらに、「休日中の緊急対応ルート」をシミュレーションしておくと、万一の炎上時にも迅速に対応できます。
広報ノウハウのナレッジ化
広報活動が特定の担当者の経験や感覚に依存していると、組織としての再現性が低下します。 11月は、過去1年（もしくは直近 1～2年）の成功・失敗事例をチームで共有し、言語化する絶好のタイミングです。
たとえば「取材や掲載につながったポイント」や「炎上を回避できた判断プロセス」などをナレッジ化し、マニュアルにまとめることも良いと思います。
これにより、担当者が交代しても一定品質の広報活動が維持できます。
また、こうしたノウハウ共有のプロセスは、チーム内のコミュニケーション活性化にもつながります。属人化を解消し、来期に向けた“広報インフラの強化”を図ることが大切です。
この時期の広報の整備は、次の年への最適な準備
メディアリスト、広報素材、デジタルリスク、ノウハウ――。これらの「負の資産」を11月に整理することは、来年の広報力を高めるための最大の準備です。
目に見える成果ではありませんが、継続的な発信と信頼構築を支える“広報の土台”を固める大切な作業です。
静かなこの時期こそ、広報部門の「持続可能性」を磨くチャンスにしましょう。
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